A jó iroda titka
A hatékony munkához elengedhetetlen a megfelelő és jól szervezett környezet, hiszen egy gemkapocs miatt nem állhat meg az élet.
Önnek ajánljuk!
Csak filmekben és a magazinokban létezik olyan irodai munkahely, ahol egyetlen asztal áll és azon is tökéletes rend uralkodik. A zseni ugyan átlátja a káoszt, ám érdemes törekedni a rendre a munkahelyen is.
A megfelelő irodai környezet meghatározásakor fontos szempont az íróasztal nagysága, hogy mesterséges vagy természetes fény legyen a helyiségben, és a kényelmes irodai szék is elengedhetetlen. Jóval kevesebb szó esik azonban a tárolásról és az irodaszerekről.
Hiába váltották fel a hagyományos leveleket az e-mailek és megbeszélések összefoglalóját ugyancsak elektronikus formában kapjuk, a papír még mindig fontos szerepet kap: számlák, szerződések és mindenféle dokumentumok lepik el az asztalt. Ezek egy részét meg kell őrizni, sokat viszont egy-két nap után ki lehet dobni.
Tapasztalatok szerint a munka hatékonyságát az növeli a legjobban, ha az íróasztalon vagy annak közelében rendelkezésre áll egy irattálca, ahol csoportosítani lehet az iratokat: most érkezett, folyamatban, lefűzni vagy megsemmisíteni. A lefűzéshez mappákra, irattárolókra is szükség van, ezek rendszere megkönnyíti az archiválást és a visszakeresést. A megsemmisítendő iratok akár mehetnének is a papírdarálóba, azonban - a környezettudatos iroda jegyében - megsemmisítés előtt a papírok üres oldalát jegyzetekhez fel lehet használni.
Iparágnak számít a jegyzetpapír gyártása - és valóban, néhány dizájnos, jópofa ötletnek nagyon nehéz ellenállni -, ám egy füzet sokkal hatékonyabb módszer lehet a teendők és ötletek feljegyzésére. Egy füzetet ugyanis nehezebb elveszíteni, elkavarni, mint egy fecnit, ráadásul az elintézett feladatok jelölésével a hatékonyság is nyomon követhető.
Az irodai kisgépek (mint például a lamináló) és kiegészítők (lyukasztó vagy ollók) helye az íróasztal fiókjaiban van, hiszen fontos, hogy kézközelben legyenek, ám ritka használatuk nem teszi indokolttá, hogy az íróasztal aprócska felületét tovább csökkentsék. A fiókon belül is célszerű rendszert kialakítani és tároló dobozokkal felosztani a fiók belsejét, hogy átláthatóbb legyen.
