Üzleti levelezés e-mailben - általános szabályok és tippek

2009. január 02. Forrás: Profession.hu

Hasznos: - + Nyomtat
Az üzleti levelezésben általánosan elterjedt az e-mailen keresztüli kommunikáció, amely ugyan rendkívül hatékony, mivel gyors, rugalmas, de nem árt figyelembe venni néhány alapvető szabályt.

Önnek ajánlott állások

Ügyeljünk a helyesírásra! Töltsük ki a tárgy mezőt!
Az e-mailek számossága miatt rendkívül fontos a tárgy mező kitöltése, ha nem szeretnénk, hogy a fontos levelünk az elektronikus szemetesládában kössön ki.
A tárgy legyen könnyen értelmezhető, figyelemfelhívó; használjuk a mondanivalónk kulcsszavát!

Körültekintően válasszuk ki a címzést!
A címzett nevét mindig pontosan kell írni. Ha ezzel kapcsolatban bizonytalanok vagyunk, inkább általános alanyt használjunk. Pl.: Tisztelt Kereskedelmi igazgató!
Közvetlen kapcsolat esetén használható a keresztnév is.

Angol nyelvű levelezés esetén a vezetéknév előtt, nő esetében a Ms. és férfi esetében a Mr. előtagot használjuk. Ha 100 %-ban biztosak vagyunk benne, hogy a nő házas, akkor (de csak is akkor) használhatjuk a Mrs. előtagot is.

Ha a levélnek több címzettje van, akkor válaszadáskor használjuk a Válasz mindenkinek gombot!

Rövid, egyszerű mondatokat és nyelvtani szerkezetet használjunk!
Ne írjunk soha véget nem érő, bonyolult mondatokat, mert azokat nehéz figyelmesen végigolvasni.
Kerüljük a túl rövid tartalmakat is és ne használjunk rövidítéseket, mert azok félreértéseket okozhatnak.
Az e-mail legyen lényegre törő, rövid, és egyértelmű kérdéseket tartalmazzon.

Általános felépítés
Üdvözlés
Első bekezdés - hivatkozás az előzményekre (levélre, megbeszélésre).
Második bekezdés - a levél tárgya, a részletek kifejtése.
Harmadik bekezdés - feljegyzés a csatolmányokról.
Elköszönés - udvarias záró mondatok.
Aláírás

Ügyeljünk a helyesírásra! Ügyeljünk a helyesírásra és az elütésekre!
Nincs is annál kiábrándítóbb, mint helyesírási hibákat és elütéseket tartalmazó üzleti levél.
Használjuk a helyesírás elemzőt, de ne fogadjuk el azt 100%-ban.



Figyeljünk a megfelelő betűtípusra is!
Figyeljünk, hogy könnyen olvasható méretű és típusú betűt válasszunk.
Ne válasszuk egyedi betűtípust, mert nem biztos, hogy úgy jelennek meg a címzett számítógépén, ahogy azt terveztük.

Kerüljük a csupa nagybetű használatát, mert a netikett szerint ilyenkor kiabálunk!

Mindig írjuk alá az e-mailt!
Ha ez gyakran elkerüli a figyelmünket, akkor állítsuk be az automatikus névjegyküldést.

Olvassuk át a levelet!
A Küldés gomb megnyomása előtt olvassuk át még egyszer a levelet!
Nagyon fontos levél esetén akár egy hosszabb szünetet is hagyhatunk elküldés előtt! Tegyünk a levelet piszkozatba és később olvassunk át újra, majd azt követően küldjük csak el!
A fontos levelekről kérjünk visszaigazolást!

Az üzleti e-mailekre minden esetben válaszolni kell!
Hosszabb távollét, illetve szabadság alatt ajánlott automatikus válaszüzenet beállítani, amelyben tájékoztatjuk üzleti partnerünket, hogy meddig vagyunk távol. Az üzenetben adjuk meg helyettesítő személy elérhetőségeit is, akihez sürgős esetben fordulhatnak.

Fontos a stílus!
Az e-mailben folytatott levelezésünkben könnyen eltérünk a formalitásoktól, de az első kapcsolatfelvételkor hagyományos, formális stílusban írjunk!

- Profession.hu

További cikkek a karrierépítésről
További cikkek a karrierépítésről
www.facebook.com/Profession.hu

Kapcsolódó témák

-

Hogyan mondjunk nemet?

2018. július 13.
Az egyik legfontosabb dolog a karrier építésünk során, az, hogy megtanulunk diplomatikusan NEM-et mondani. Bővebben

-

15 dolog harmincasként a karrierünk érdekében

2018. július 12.
Nézzük, mi az a 15 dolog, amit a 30-as éveinkben megtehetünk a karrierünk érdekében! Bővebben