Home office - minden, amit mérlegelni érdemes!

HR-stratégia

Home office – minden, amit mérlegelni érdemes!

2020. 05. 04.

Home office, vagy munkába járás? Jópár éve már, hogy egyre több munkaadó jelöli ki a home office, azaz az otthoni munkavégzés lehetőségét munkavállalói számára, ahogy azt egy tavaly lezárult kutatásunkat összegző cikkünkben részleteztük. Azonban annak ellenére, hogy mind a munkavégzéshez szükséges kommunikáció, mind a munkaeszközök rengeteg munkavállaló számára biztosítva voltak, jócskán akadtak olyan munkáltatók is, akik idegenkedtek az otthoni munkavégzés lehetőségének gondolatától – tartva attól, hogy munkavállalóik nem tudják majd az irodai produktivitás szintjét hozni. 

A jelenlegi krízishelyzet azonban számos olyan munkahelyen is felgyorsította a home office-ra történő átállás folyamatát, ahol a munkaadó adott esetben még néhány hete, hónapja is konzervatív álláspontra helyezkedett ebben a kérdésben. A szükség azonban nagy úr. Mára már a legtöbb helyen, ahol ezt a munka jellege lehetővé tette, otthoni munkavégzés, home office folyik. Nézzük, hogy mit mond most a törvény, mik a home office-szal kapcsolatos leggyakoribb tapasztalatok és milyen gondolkodásmódot célszerű elsajátítani ahhoz, hogy az otthoni munkavégzés ne legyen kevéssé produktív, mint az irodai.

A home office - és a Munka Törvénykönyve

Magyarország Kormánya a 2020. március 18-án megjelent 47/2020. (III.18.) Kormányrendelete alapján a Munka Törvénykönyvének távmunkáról, otthoni munkavégzésről szóló több jogszabálya is módosult. Nézzük, mit is jelentenek a módosítások a munkáltató és a munkavállaló jogainak tekintetében!

Az otthoni munkavégzés egyoldalú elrendelhetősége

Az eddigiektől eltérően, az otthoni munkavégzés már munkaszerződéstől függetlenül, annak módosítása nélkül, kizárólag a munkaadó egyoldalú elrendelése alapján is életbe léphet.  

A munkaidő-beosztás szabályai is eltérhetnek az eddigiektől

A módosítások következtében a munkaidő-beosztást az eddigiektől eltérően a munkaadó akár egyik napról a másikra is módosíthatja, ügyelve arra, hogy az általános magatartási szabályokat továbbra is betartva, ezt a jogát továbbra se gyakorolja visszaélésszerűen.

Változás a személyiségi jogokban és személyes adatok védelmében

A harmadik fontos változtatás a személyiségi jogokat és személyes adatokat érinti, hogy a munkáltató a munkavállaló egészségi állapotáról a megnövekedett kockázatok fényében egy tisztább képet nyerhessen. Itt is fontos azonban, hogy a jogszabály módosítása kizárólag a szükséges és indokolt intézkedések megtételére vonatkozik – azonban hogy egy adott esetben mi szükséges és indokolt, az tulajdonképpen a munkaadó megítélésére van bízva. 

A munkavállaló és a munkáltató külön megállapodásai

A munkavállaló és a munkáltató a Munka Törvénykönyvének rendelkezéseitől külön megállapodásban, az átmeneti időszakban eltérhetnek. A felhatalmazás alapján a kijelölt időszakban a Munka Törvénykönyvének szabályaitól a munkavállaló javára vagy hátrányára is el lehet térni, amennyiben ezt a munkáltató és munkavállaló közös megállapodása fémjelzi.

Fontos megjegyezni, hogy a jogi értelmezések felhívják a figyelmünket arra, hogy a fenti jogszabály-módosítások a Munka Törvénykönyvében foglalt általános alapelvek és magatartási szabályok fényében gyakorolhatóak (Munka Törvénykönyve 6-12.§§), mégpedig kizárólag átmeneti jelleggel, a veszélyhelyzet alatt és a veszélyhelyzet megszűnését követő 30 napig.

Fontos továbbá megjegyezni, hogy a távmunka és az ideiglenes otthoni munkavégzés nem egymás szinonimái: „A távmunkavégzés a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen rendszeresen folytatott olyan tevékenység, amelyet számítástechnikai eszközzel végeznek és eredményét elektronikusan továbbítják. A munkaszerződésben meg kell állapodni a munkavállaló távmunkavégzés keretében történő foglalkoztatásában.” A távmunkára tehát a fenti jogszabálymódosítások nem alkalmazhatóak

Home Office a gyakorlatban - Mit láttunk a 2018-as adatokból?

A KSH 2018. első negyedévében közölt adatai alapján akkor 114 ezer ember dolgozott az országban távmunkában, ebből 96 ezer tette ezt otthon, azaz home office-ban.  Ez a szám most márciusban megsokszorozódott. 

Korcsoportos és nemi eloszlás

Nem meglepő módon a KSH adatokból – csakúgy, mint a Profession.hu tavaly zárult kutatásából – jól kirajzolódik, hogy a home office elsősorban a szellemi munkát végzők lehetőségeként jelent meg. A munkavállalóként távmunkát végzők korcsoportos eloszlásában akkor az volt látható, hogy az élen járó 35-39 éves korosztályt a 30-34 éves korosztály, őket pedig a 25-29, valamint a 36-40 éves korcsoportok követik. Nemi eloszlásban jelentősebb különbségek a 25-29, valamint a 36-40-es korcsoportoknál vannak: míg az első csoportban a nők majdnem egy százalékkal felülreprezentáltak a távmunka-végzésben, a másodiknál a férfiak vannak többen, durván 1,5%-kal. 

Forrás: KSH

Iskolai végzettség és településtípus

Az adatokból az is jól látszik – és nem nevezhető meglepőnek –, hogy a legnagyobb arányban távmunkát végzők Budapestről kerülnek ki, mégpedig a felsőfokú végzettséggel rendelkező munkavállalók köréből. 

Ez minden valószínűség szerint összefügg azzal, hogy a távmunka, ezen belül is a home office lehetőségét kihasználó munkavállalók jelentős része – ahogy fentebb említettük – szellemi munkát végez (tehát nagyobb arányban végeznek felsőfokú képesítéssel rendelkező emberek szellemi munkát, mint a más képesítési kategóriába esők). 

Ezen kívül feltételezhetjük, hogy a felsőfokú végzettséggel rendelkezők nagyobb eséllyel vannak olyan pozícióban, ahol a munkavégzés jellege több, vagy teljes önállósággal jár, azaz például nem szükséges az egyes munkafázisok között folyamatos konzultációt tartani, vagy egy-egy munkafázis nagyobb időegységet fed le. Valamint azt is feltételezhetjük, hogy ezzel a csoporttal szemben esetlegesen nagyobb a munkáltatói bizalom az önálló(bb) munkavégzésre való képesség tekintetében, mint a más képzettséggel rendelkező csoportokkal szemben. 

Forrás: KSH

A munkavállalók véleménye a távmunkáról, home office-ról

A KSH adatok egy felmérés eredményét is tartalmazzák, amelyben a munkavállalóknak azt kellett eldönteniük, egyetértenek-e, vagy sem, olyan állításokkal, mint hogy távmunkában

- a munka és a magánélet jobban összeegyeztethető

- kevesebb a stressz

- rugalmas a munkaidő beosztása

- jobban tervezhető a munka

- kevesebb a zavaró tényező a munkavégzés során

- a feladatok megbeszélésére kevés lehetőség van

- gyengülnek a személyes, munkatársi kapcsolatok

- a munkahelyről a gyakori megkeresések zavaróak

- a munkaidő és a szabadidő határai elmosódnak

- nem népszerű a távmunkát végzők megítélése

A válaszokból az látszik, hogy az otthon dolgozók nagyobb részt vannak kedvező véleménnyel a távmunkáról, míg az ezzel a lehetőséggel nem élők, vagy ezt a lehetőséget nem kapó munkavállalók hajlamosabbak az otthoni munkavégzéssel járó lehetséges kockázatokat felnagyítani.

De hogyan is lehet a fenti kérdéseket megközelíteni, milyen tényezőket érdemes figyelembe venni a vizsgált kérdések fényében, illetve miben tér el a jelenlegi “kényszer” home office az ideális esetben lezajló home office-ra történő részleges vagy teljes átállástól?

Munkaidő VS. teljesítmény - mindig jobb a home office?

A 2018-as adatokat nézegetve figyelemre méltó, hogy a távmunkában dolgozó munkavállalók 62%-ánál kizárólag a teljesítményt veszi alapul a munkáltató, és nem a munkával töltött időt. 

Ezzel el is érkezünk a home office egyik legnagyobb lehetséges előnyéig, már ami a munkavállalókat illeti: számos munkavállaló számol be arról, hogy az irodában eltöltött időnek mindössze töredékét fordítja valós, produktív munkavégzésre. A maradék időben a legtöbben szociális életet élnek a kollégákkal, vagy szörfölnek az interneten, adott esetben pedig csak nézik a monitort és képtelenek dolgozni (mindezek persze természetes jelenségek). 

Azt feltételezhetjük tehát, hogy ha egy otthonról dolgozó munkavállaló bölcsen bánik az idejével, a munkáltató pedig kizárólag az eredményeket veszi figyelembe munkájának megítélésekor, akkor a munkavállaló az irodai produktivitás szintjét sokkal kevesebb idő alatt képes otthonról elérni. 

Ugyanakkor érdemes figyelembe venni, hogy míg az irodában a munkatársak vonhatják el a munkáról a fókuszt, addig az otthon töltött időnek is megvannak a maga veszélyforrásai a produktivitásra nézve. Ha a munkavállaló kizárólag maga van, még akkor is nehéz lehet a home office időszak elején fókuszáltnak maradnia. 

A jelen helyzetben pedig, mint tudjuk, számos esetben az egész családot érinti a kényszer home office, így a munkakörülmények súlyos csorbát szenvedhetnek az irodai munkavégzéshez képest, ez pedig a produktivitást jelentősen csökkentheti. A következőkben végigmegyünk a legáltalánosabb pro és kontra home office érveken, és megvizsgáljuk, mit lehet tenni, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki az otthoni munkavégzésből.

Munka, magánélet és rugalmas munkaidő a home office megítélésében

A KSH felmérése alapján a távmunkában dolgozók majdnem 90%-a, a nem távmunkában dolgozóknak is majd 70%-a értett egyet azzal 2018-ban, hogy távmunkában jobban összeegyeztethető a munka és a magánélet. Mit jelent ez pontosan?

Logikusnak tűnik, hogy ha a munkába utazás idejét megspóroljuk, és a munkával töltött idő helyett csak a teljesítményünket figyelik, akkor jelentősen több időnk juthat egyéb teendőkre. El lehet indítani egy mosást, miközben dolgozunk, majd egy szünetben ki lehet teregetni. Le lehet szaladni a boltba, amikor más esetben a munkatársakkal mennénk le kávézni. Több idő és figyelem marad a családtagokra, a gyerekekre, párkapcsolatra.

Mi lehet az akadály?

A home office bizonyos értelemben sokkal nagyobb önfegyelmet igényel, mint az irodai munkavégzés. Ha a munkavállaló nincs hozzászokva, vagy felkészülve az otthoni munkavégzés körülményeihez, akkor a home office-álom könnyen átcsaphat egy a szétfolyó időtől demotivált rémálommá, ahol nincsennek reggelek és esték, sem hétvégék és hétköznapok: egyszóval hiányzik a rendszer, így a produktivitás is. 

Sokan számolnak be arról még a gyakorlottabb home office-ban dolgozók közül is, hogy összefolyik a munka a szabadidővel. Ez pedig minden bizonnyal a magánélet és a munka fent említett törékeny egyensúlyának sem tesz jót.

A jelenlegi helyzet különös nehézségei

Egy olyan felállás, ahol mindenki otthon van, a gyerekektől a szülőkig, és mindenki hasonló munkaeszközöket és infrastruktúrát – a térről nem is beszélve – igényel, érthető módon egy nagyon nehéz helyzetet eredményez. A magánélet rendes, megszokott keretei csakúgy más formát öltenek, mint a munkáé, ez pedig hatalmas alkalmazkodást követel meg mindenkitől. 

A családtagok szociális érintkezései jórészt egymásra és a virtuális térben lévő kétdimenziós munkatársakra korlátozódnak. Ez mind olyan tényező, amelyből azonban nem szabad messzemenő következtetéseket levonni egy általában vett, ideális home office-ra és az ott elérhető produktivitásra vonatkozóan.

Mi a megoldás?

A megoldást leginkább egy szigorúan kialakított struktúra, rendszer jelentheti, amely figyelembe veszi az új körülmények nehézségeit és lehetséges előnyeit is. A home office-ban – ahogy arról fentebb már szó esett – alapvetően is nagy szerepe van a szigorú napirendnek és jól beosztott időnek. Erre van szükség most is. 

Érdemes kitalálni, hogy mik a reggeli teendők, mennyi idő alatt kivitelezhetőek viszonylag kényelmesen, miket kell megbeszélni a családtagoknak a munka kezdete előtt, és mindehhez mikor kell indítani a napot. Ezt követően pedig erre ráhúzni egy szigorú napirendet, amelynek része a munkaidő szigorú lezárása is. Ahhoz, hogy hosszú távon megőrizhető legyen a motiváció, muszáj szigorúan elkülöníteni a szabad- és a munkaidőt, éppen úgy, mint ahogy ezt az iroda elhagyásával tennénk.

A feladatok megbeszélésére kevés lehetőség van, ha home office-ból dolgozunk?

Sokan panaszkodnak arra, hogy képernyőn, vagy telefonon keresztül nem lehet olyan hatékonyan kreatív egyeztetéseket tartani. Ugyanakkor sok irodai dolgozó számol be végeláthatatlan megbeszélések soráról, amelyeknek nagy részét egyáltalán nem érzik szükségesnek, vagy hasznosnak. Számos esetben pedig a munkáltató is sokallja ezen egyeztetések számát, de a kialakult struktúrán mégis nehezen változtatnak. 

Valójában a – vállalati körökben inkább meetingként emlegetett – megbeszélés egy az elmúlt évtizedben számos fórumon körbejárt témakör, a visszatérő elem pedig a tárgyalásában az, hogy a legtöbben rosszul végzik és haszontalannak érzik. Hol az igazság? 

Jobb a személyes?

Ha az előbbiekből indulunk ki, akkor azt kell mondjuk, hogy a számos esetben értéktelennek érzett megbeszélések számát a home office esetlegesen jótékonyan csökkentheti, hiszen talán több gondolatot adunk annak a lehetőségnek, hogy nincs szükség megbeszélésre, vagy épp csak nem kell bevonni tíz főt, elég, ha négyen csatlakoznak.

Kétségtelen azonban, hogy vannak hasznos megbeszélések is, amelyeknél sok ember számára pluszt jelent, ha egy légtérben lehet munkatársaival, mivel így gördülékenyebbnek érzi a kommunikációt és a gondolatmeneteket.

A jelenlegi helyzet különös nehézségei

A sávszélesség kérdése nem elhanyagolható a jó minőségű képernyős megbeszélések szempontjából. Ha 3, 4 ember használja ugyanazt az internetet egy háztartásban mint a munkavégzés eszköze (munkahelyi hívások, letöltések stb.), akkor elképzelhető, hogy a megbeszélés valóban nem lesz igazán élvezhető. 

Van megoldás?

Amennyiben lehetséges, természetesen célszerű a megbeszéléseket az otthon dolgozóknak különböző időpontokra időzíteni. Ezen kívül fontos lehet a felismerés, hogy ahogyan a személyes megbeszélések jelentős százaléka lehet hatástalan és időrabló, úgy az online bonyolított egyeztetések is lehetnek hatékonyak és élvezhetőek. 

Ehhez megint azt érdemes mérlegelni, hogy a home office és a hozzá kapcsolódó infrastruktúra, rendszer, ugyanúgy lehet rosszul vagy jól működő, mint az irodai. Ahány iroda, annyiféle megbeszélés, annyiféle produktivitás, annyiféle dolgozói elégedettség, annyiféle motiváció. Az otthonról történő munkavégzés a munkaórákban egy munkahely, eszerint is kell rá tekinteni. 

Más, mint az iroda, ezért nem célravezető, ha pusztán le akarjuk másolni az ottani struktúrát. De bizonyos értelemben mégis hasonló: mindkettő célja az, hogy egy adott mennyiségű munka, jó minőségben el legyen végezve. Ha ezt tartjuk szem előtt, akkor könnyebben tudjuk hozzá a megbeszélések rendszerét is kialakítani. Érdemes első körben egy kreatív ötletelést tartani, ahol az egyes felek számba veszik, kinek mi a fontos egy megbeszélésben, ki kin változtatott volna akkor, amikor azok még az irodában folytak.

Egyszerűen jobb otthonról dolgozni?

Ahogyan az iroda légkörét sem csupán az ott dolgozók határozzák meg, hanem az iroda kialakítása és minősége is (természetes fény mennyisége, egy emberre eső munkaterület nagysága, elszeparált terek megléte, közösségi terek berendezése stb.), úgy igaz ez a home office-ra is. Míg az irodából dolgozó kollégák mindegyikének hasonló körülmények adottak, addig azonban az otthon kialakított munkahely tekintetében jelentős különbségek mutatkozhatnak. 

Lehet, hogy valaki azért nem szeret(ne) otthonról dolgozni, mert hangosak a szomszédok, vagy mert nem kap elég természetes fényt a lakás, ami az esti pihenésnél kevéssé zavaró, mint amikor a hét minden napját otthon kell tölteni. 

A jelenlegi helyzet különös nehézségei

A nehézség itt természetesen a kényszerű helyzet. Akkor is home office-ban vannak most sokan, ha közülük a legtöbben sosem készültek fel erre az állapotra. Akkor is, ha nincs ideális helyiség, ahol a zavaró tényezőket ki lehet iktatni. Akkor is, ha nem volt még idő egy tavaszi nagytakarításra, hogy rendezettebb körülményeket lehessen teremteni a munkavégzéshez. Nincs választás, tehát a jelenlegi helyzetből kell kihozni a legjobbat. 

Van megoldás?

Nagy eséllyel minden téren lehet valamennyit optimalizálni annak érdekében, hogy régi funkciójából engedve egy újabb funkciónak jobban megfeleljen. Ugyanúgy, mint az idő esetében, a tereket is érdemes munka- és szabadidős terekre szétbontani, még akkor is, ha nincs ehhez megfelelő mennyiségű helyiség. 

Egy szoba sarka egy kisasztallal máris megfelelőbb hely a munkához, mint a kanapé vagy az ágyból dolgozás. Egy erkélyről, vagy kinti folyosóról ledolgozott munkaóra tud kárpótolni, ha bent keveselljük a fény mennyiségét. A rendszerezett végiggondolásnak itt is nagy hasznát vesszük.

Meg lehet szeretni a home office-t?

Természetesen vannak olyan munkavállalók, akik évek óta otthonról dolgoznak, már volt idejük kitapasztalni a home office lehetséges buktatóit, megszokni az otthoni munkavégzést és ezzel együtt meg is szeretni. Számukra minden bizonnyal ugyanúgy nehézséget jelentene egyszeriben minden nap irodából dolgozni. A hirtelen jött, hatalmas változásokhoz nehéz alkalmazkodni, azonban nem lehetetlen. Ha a fenti szempontokat valaki alaposan végiggondolja, és igyekszik reményteljesen hozzáállni a helyzethez, a bosszantó dolgokról másra vinni a fókuszt, akkor egész biztos, hogy a home office lehet jobb, még ebben az átmeneti kényszerhelyzetben is.

1 csillag2 csillag3 csillag4 csillag5 csillag - 5.00 / 5
Betöltés...

Kapcsolódó cikkek