HR-stratégia

Átállás távmunkára: ezekre figyeljünk

2020. 03. 23.

Bár számos cég gyakorlatának része volt már az otthoni munkavégzés, azonban a teljes létszám átállítása erre a munkaformára bőven rejt kihívásokat.

Néhány héttel ezelőtt valószínűleg még a munkáltatók zöme nem tervezte, hogy kiüríti az irodáit és teljes működését távmunkára állítja át, azonban a váratlan helyzet nem sok gondolkodási időt hagyott. Az ismeretlen gyakorlat számos kérdést felvet, hiszen nem csupán az otthoni munkavégzés szabályozása áll a fontossági sorrend élén, az együttműködést segítő megoldásokra éppúgy gondolni kell, mint a csapatszellem megőrzésére. Göröcs Lili, a Profession.hu HR vezetőjének tanácsai következnek.

Az üzleti folytonosság biztosítása

Változások voltak, vannak és lesznek is, ezek kezelésére szolgál az üzletmenet folytonossági terv.

Göröcs Lili

a Profession.hu HR vezetője

Ideális esetben rendelkezünk ilyennel, sőt a témának felelőse is van, így most csak aktivizálnunk kell a kapcsolódó IT rendszereket, és életbe léptetni azt a szcenáriót, ami egy ilyen szintű átalakulás kezelésére hivatott. Amennyiben azonban most hallunk erről először, mihamarabb ajánlott összeállítanunk egy vészforgatókönyvet: vegyük sorra azokat a kulcsembereket, csapatokat, akik az üzletmenet szempontjából a leginkább kritikus feladatokat teljesítik, ugyanis ők azok, akik számára minden körülmények között biztosítanunk kell a munkavégzéshez szükséges feltételeket.


A fentiekhez szorosan kapcsolódik a helyettesíthetőség kérdése, a működést garantáló folyamatok vonatkozásában. „Ha egy kiemelt jelentőségű feladat csak egyetlen kollégához tartozik, az rendkívül kockázatos, nem csak most, hanem gyakorlatilag mindig. Ilyen például a bérutalás, amihez jó, ha minimum ketten értenek, és mindketten azonos jogosultságokkal is rendelkeznek” – teszi hozzá a szakember.

És a beszállítók ellenőrzésével folytatja: „Erre is a minket fenntartó vagy üzemeltető folyamatok esetén van szükség. Ajánlott az érintett partnerektől bekérni a saját üzletmenet folytonossági tervüket, hogy láthassuk, mire számíthatunk, ugyanakkor azzal sem árt kalkulálnunk, hogy mi történik, ha ezek a fontos beszállítóink mégis leállnak, arra mi hogyan tudunk hatékonyan reagálni.

A folyamatok átvilágítása és átszervezése

A következő pont, amivel szintén sürgősséggel kell foglalkoznunk, a folyamataink átvilágítása, és annak megtervezése, hogy ezek hogyan alakíthatók át távmunkára, az online világ adta lehetőségeket kiaknázva.

Tipikus példa erre a kiválasztás folyamata, az interjúztatás ugyanis teljes egészében megvalósítható otthonról, online kommunikációs csatornákat alkalmazva, sőt, ahogy esetünkben erre több aktuális példa is akad, az onboarding és a betanítás is kivitelezhető a távolság ellenére, a szükséges felkészülés és megfelelő odafigyelés mellett. Hasonlóan jól működhet otthoni keretek között az ügyfélszolgálati tevékenység is, ehhez mi olyan szoftvert alkalmazunk, ami által a kollégáink a biztonságos otthoni körülmények között is fel tudják venni a beérkező hívásokat” – avat be Lili.

Ahogy az az idézett példákból is kiderül, a gördülékeny távmunka legfőképpen a stabil technikai háttéren és a megfelelő eszközökön múlik. „A laptop, a mobiltelefon és a VPN, vagyis a távoli hozzáférés jelentik minden esetben az elengedhetetlen alapot, és lényeges, hogy bármilyen meghibásodás esetén a cserekészülékek is azonnal rendelkezésre álljanak. A hardver mellett természetesen elengedhetetlen a szükséges szoftveres támogatás biztosítása is, ahogy a kapcsolattartást segítő kommunikációs csatornák telepítéséről is gondoskodni kell, a nagy felhajtásban nem megfeledkezve az üzleti és a személyes adatok védelméről sem” – részletezi a HR vezető.

Ahhoz, hogy az átállás gond nélkül valósulhasson meg, ajánlott időben felmérni, hogy az otthoni munkavégzés feltételei valamennyi munkavállalónál adottak-e. „Az internet gyorsasága kulcskérdés, és mivel nem minden háztartásban van megfelelő minőségű wifi, így a munkáltató által biztosított mobilinternet lehet a megoldás, kulcspozíciókban korlátlan hozzáféréssel” – javasolja a szakember.

Időzítés és keretet adó szabályok

Mivel az otthoni munkavégzés sok tekintetben más, mint amikor egymáshoz közel dolgozunk, szerencsés, ha nem egyszerre kell kiürítenünk az irodát. Jelenleg nincs sok választásunk, mégis sokat nyerhetünk egy kis felkészülési idővel. „Nálunk a folyamat első lépcsőfoka az eszközök biztosítása volt, majd, amikor mindenki rendelkezett laptoppal, csoportonként egy próbanappal kezdtünk, vagyis mindenki megtapasztalhatta, milyen is a távmunka, kiemelt figyelemmel a már emlegetett kritikus csoportokra. Aki kipipálta a tesztet, az akár már onnantól otthonról dolgozhatott, kötelező jelleggel pedig március 16-tól vezettük be ezt a munkaformát” – vázolja az átállás folyamatát Lili.

A szakember az otthoni munkavégzés munkajogásszal egyeztetett szabályozására is felhívja a figyelmet, ami mind a munkaadónak, mind a munkavállalóknak tájékozódási alapokat adhat, például a munkabalesetek témájában vagy egyéb vitás ügyek rendezésében.

A leglényegesebb pontokat, mint a rendelkezésre állás, a bejelentkezési és válaszadási kötelezettség, a személyes felelősség határai, ajánlott egy e-mailben összefoglalni, hogy biztosak legyünk benne, hogy ezek eljutnak a kollégáinkhoz. Mindezek mellett sokat adhat az otthoni munkában kevésbé rutinos kollégáknak, ha hasznos, gyakorlati tanácsokkal is segítjük őket az átállásban: ehhez elérhetővé tettünk egy home office webinárt, és lehetőséget biztosítunk a kölcsönös tapasztalatcserére is a munkatársak között. Az új felállás miatt olyan témák megvitatására is van mód, mint a gyermekek melletti munka, a távoktatás, vagy az újonnan felmerült vezetői feladatok kezelése, például a csapat összetartása, motiválása.

A kommunikáció szabályozása is nélkülözhetetlen, ellenkező esetben ugyanis a chat felületeken átláthatatlanul fognak elárasztani minket az üzenetek.

Rögzítsük, mely csatornát használjuk a csapaton belüli információcserére, és térjünk ki arra is, hogy mennyi időn belül várunk választ, vagy hogyan jelezzük a másik felé, ha a következő órákban mondjuk egy online meeting miatt nem vagyunk elérhetőek. Azt is ajánlott belefoglalni a szabályzatba, hogy kerülendő az éjszakai e-mailezés, hogy ily módon is törekedjünk a munka-magánélet egyensúlyának fenntartására” – sorolja interjúalanyunk.

Az összetartó erő

A távolság miatt biztosak lehetünk benne, hogy a munkavállalók szomjazzák a kapcsolattartást a vezetőkkel. „Tartsuk szem előtt, hogy a változó viszonyok közepette a vezetőségnek sokkal gyakrabban kell kommunikálnia a csapattal. Érdemes például hetente-kéthetente teljes céges videókonferencián keresztül tájékoztatni a kollégákat az aktualitásokról, a sok bizonytalanság és az információk hiánya ugyanis csak félelmet szül. Persze mindez vezetőként egyáltalán nem könnyű, hiszen számos kérdésre még mi sem tudhatjuk a válaszokat, ilyen esetekben az őszinteség a legcélravezetőbb, ugyanakkor, amennyire csak lehetséges, próbáljunk a pozitív üzenetek mezsgyéjén maradni” – fejti ki Lili. 

Megfontoltság, támogatás és transzparencia – ezek az átállás legfőbb követelményei, ahogy a fenti lépésekkel sem spórolhatunk. Akár gyakorlottak vagyunk a távmunkában, akár teljesen kezdők, legyünk türelmesek a munkavállalóinkkal, hiszen az új helyzetben különösen nagy szükség van a hatékony együttműködésre.

Készítette: Istók Nikoletta

1 csillag2 csillag3 csillag4 csillag5 csillag - Még nincs értékelve
Betöltés...

Kapcsolódó cikkek