Ahogy a munka és az állásinterjúk is jellemzően a virtuális térben zajlanak tavasz óta, úgy igaz ez az onboardingra is. Megoldások és lehetőségek a mai posztban.

Az onboarding az a beléptetési folyamat, amely során a jelöltből nem pusztán munkavállaló, hanem valódi kolléga válik: ez szakmai integrációt éppúgy magában foglal, mint az adott csapatba való beillesztést. Szerepe vitathatatlanul fontos, azonban bőven akadnak olyan munkaadók, akik kapacitás hiánya miatt vagy egyéb okból a szerződéskötést és az eszközök átadását követően elengedik az újonc kezét. Ez vezethet korai lemorzsolódáshoz, ahogy a betanulás elhúzódásához is, pedig mindössze néhány tudatos, figyelmes lépésre lenne szükség ahhoz, hogy a belépő ténylegesen megérkezhessen az új helyére, és betöltse azt a szerepet, amit neki szántak. Az online tér adta keretekről és jó gyakorlatokról Galgóczi Krisztinával, a Profession HR Business partnerével beszélgettünk.

A szükséges híd

A szakember szerint az onboarding az a híd, ami a felvételt nyert munkatársat felvezeti a cég fedélzetére – és pontosan ennek tudatában szükséges összeállítani a folyamatot.

Jó, ha a munkavállaló órára lebontott menetrendet kap az első nap programjáról, ezzel ugyanis kiküszöbölhető a bizonytalanság, az elveszettség érzése, ami különösen az online térben erősödhet fel. Azonban nem ez az egyetlen szempont, amire ajánlott odafigyelni munkáltatóként a megváltozott körülmények között. „Bár tavasszal még úgy tűnt, csupán átmenetileg van szükség az onboarding virtuális változatára, mára azonban világossá vált, hogy ezt érdemes hosszútávon is megtartani, mégpedig a munkavállalói igényeket figyelembe véve” – vallja interjúalanyunk.

De mit is jelent ez? „Employer branding szempontból értékes gesztus, ha első lépésként a munkaadó a munkaszerződés és az eszközök átvételét tekintve választási lehetőséget kínál a friss belépőnek: biztosítva például a személyes találkozást és a futár általi kézbesítést is, természetesen a törvényi kötelezettségek betartása mellett. Ha a munkavállaló első benyomása az, hogy munkaadója tekintettel van az egészségügyi állapotára, esetleges félelmeire, az nagyon jó alapot teremt a folytatáshoz” – részletezi Krisztina.

Nélkülözhetetlen összetevők

Ugyan a keretek között megvalósuló, megfelelően ütemezett onboarding és átlátható betanulási terv sokat nyom a latban a munkavállalók számára, ez a folyamat még egyértelműen gyerekcipőben jár hazánkban. Korábban, a személyes kapcsolattartás mellett is kritikusnak számított a próbaidő, ami a felvételi folyamatok online térbe költözésével még inkább igaz, az első három hónapban lemorzsolódó munkaerő pedig jelentős anyagi veszteséget jelent a munkáltatónak, nem is beszélve a toborzásra és a kiválasztásra fordított időről, energiáról.

„Az elmúlt hónapokban különösen felértékelődött a belépő munkavállalókra fordított figyelem, ugyanis jelenleg ez az egyetlen, ráadásul virtuális kapocs a munkahely és az egyén között. Mivel egyre többen kezdenek el úgy dolgozni egy-egy cégnél, hogy egyáltalán nem jártak az adott irodában, nem ismerik annak hangulatát, nem látták a konyhát, vagy nem futottak össze egy kollégájukkal a kávégépnél, így ezeket a kieső elemeket munkáltatóként akkor is pótolni, vagy legalábbis áthidalni szükséges, ha a járványhelyzet előtt az érintett vállalatnál egyáltalán nem volt átgondolt onboarding folyamat” – figyelmeztet a szakember.

Ahhoz, hogy az új munkatárs ne bolyongjon teljesen egyedül egy ismeretlen rendszerben, mindenképp biztosítani kell számára egy személyes kontaktot, akivel legalább videóhíváson keresztül megismerkedhet, és akihez a teljes onboarding folyamat során segítségért fordulhat. „Nálunk ez a személy az illetékes HR-es, aki nem csak a szerződéssel, szabályzatokkal, dokumentációval kapcsolatos kérdésekben segíti az eligazodást, de az új munkatársat bevezeti az irodai etikettbe, az írott és íratlan szabályokba, illetve a csapatba való beilleszkedést is támogatja” – osztja meg Krisztina.

És folytatja az utóbbihoz kapcsolódó teendőkkel: „Lényeges az érintett csapat felkészítése is az érkezőre – bevált megoldásunk erre a részletes tájékoztató e-mail, amelyből kiderül, ki és melyik szervezeti egységhez érkezik, mi lesz a pozíciója, honnan jött, mi a hobbija, mit kell tudni róla. Emellett a virtuális belépés során a kötetlen beszélgetésekbe, chatszobákba is be kell vezetni az új kollégát, hiszen jelenleg nincsenek spontán találkozások, munka utáni programok.”

Az emberi oldal mellett természetesen elengedhetetlenek a célzott szakmai tréningek, a szervezet működését, a vezetőséget, a folyamatokat, a rendszereket és az aktuális projekteteket bemutató programok. „A betanulás hatékonyságát tapasztalatunk szerint sokszorosan növeli egy szakmai mentor támogatása, ahogy az is, ha az események élőben zajlanak az online térben, illetve érdemes kiaknázni a bárki számára hozzáférhető oktatóanyagokban, -videókban rejlő potenciált is. Az ellenőrzőpontok beépítése is hozzáad a folyamathoz, vagyis azok az alkalmak, amikor az új munkatárs visszajelzést kaphat a teljesítményéről, és ő is elmondhatja, hogyan érzi magát, mi okoz számára kihívást, mi sikerélményt” – részletezi interjúalanyunk.

Ki mint vet

Vitathatatlan, hogy a fentiek megvalósítása nem kevés idő és energia, azonban ez a befektetés is azok közé tartozik, amelyek biztosan megtérülnek. „Az onboarding folyamat, és az eredményes integráció a munkavállaló elégedettségére, motivációjára és elköteleződésére is nagy hatással van, ezért mindenképp érdemes rá kapacitást szánni” – emeli ki Krisztina.

A szakértő szerint az onboarding folyamat felépítését a szervezet monitorozásával ajánlott elkezdeni: „Fel kell mérni azokat a területeket, ahol a legnagyobb a fluktuáció, majd meg kell vizsgálni ennek okait. Ehhez az exit interjúk jó támpontot adhatnak, sőt akár konkrét javaslatokkal is szolgálhatnak. Ezután tisztázni szükséges, hogy munkáltatóként milyen elvárásaink vannak az új érkezővel szemben, ezt hogyan és mennyi idő alatt érheti el az érintett, mitől lesz motivált, és mi teheti gördülékennyé a beillesztés folyamatát.”

A célok és keretek megadása után következhet a társosztályok bevonása, az onboarding struktúra kialakítása, a konkrét feladatok kiosztása, valamint a résztvevők elkötelezése a folyamat, az aktív támogatás mellett. „Ha csupán néhány onboarding elem bevezetésére van mód, mindenképp készüljön egy tájékoztató a próbaidő menetrendjéről, a HR és szakmai kérdésekben illetékes kapcsolattartókról, és a visszajelzési lehetőségekről. Ezen túlmenően bizalmat ébreszt egy videós vezetői köszöntő, egy rövid szervezeti ismertetővel, ahogy az online tananyagok, útmutatók is idő- illetve költséghatékony eszközök. Ha a munkavállaló számára mindezek által világossá válik, hogy hol is van a helye a nagy egészben, akkor a munkáltató elérte azt, amire az onboarding hivatott” – összegez Krisztina.

Készítette: Istók Nikoletta