Ha valamit egész biztosan elmondhatunk 2020-ról, akkor az az, hogy a HR-t jelentős kihívások elé állította, amelyeknek csak alapos újratervezéssel, korábbi metódusaink felülvizsgálatával lehet megfelelni. Cikkünkkel ezt, az új megközelítéseken alapuló toborzást szeretnénk segíteni, különös tekintettel az állásinterjú folyamatára.  

Állásinterjú - Valami változik, valami örök

Az állásinterjú 20 éve és ma is ugyanazt a célt szolgálta: megtalálni a megfelelő munkaerőt egy adott pozícióra. Ugyanakkor, míg 20 éve - és bizonyos szektorokban még ma is - ez legtöbbször egyetlen személyes interjút jelentett, ma sokkal inkább egy folyamatot takar, ezért sokkal kifejezőbb is állásinterjú-folyamatnak hívni, mint egyszerű interjúnak. Ma már kisebb cégek is előszeretettel növelik két-három, vagy akár még több fordulósra a kiválasztási folyamatot, amelyben a jelölt és a munkaadó cég egyes képviselői többször is interaktálnak egymással. Szakmai vezető, HR szakember, felsőbb vezető, tulajdonos, projektmenedzser, jövőbeli potenciális kollégák…  bárki bekerülhet a kiválasztási folyamatba a cégkultúrától és pozíciótól függően.

Ezzel párhuzamosan, a recruiternek egyre összetettebb dolga van, utókövetni a jelentkezőket és hogy ki merre tart az interjúztatás szövevényes folyamatában. Nem kevés időt és energiát felemésztő feladat, de mint minden folyamatot, ezt is lehet optimalizálni. A toborzást végző kollégákra jutó terheket ráadásul most a speciális pandémiás helyzet is növeli, hiszen az álláskeresők egyre nagyobb számban jelentkeznek adott pozíciókra.

Digitalizálódó toborzás - Könnyebb, vagy nehezebb?

Jelenleg a vírushelyzet miatt gyakorlatilag szünetelnek személyes interjúztatások, és a legtöbb helyen, legyen szó nagy- vagy kisvállalatról, az emberek egyáltalán be sem járnak az irodába. Így a régebben bevált “próbanapok”, személyes benyomás alapján hozott döntések például azonnal kiesnek egy időre, talán végleg. Nehéz megjósolni, hogy ezek a változások milyen mértékben maradnak meg hosszú távon, de az biztos, hogy az egyre intenzívebb digitalizáció és a COVID-19 hatása nem tűnik majd el nyom nélkül a munka világából.

A személyes kontaktus lehetősége csökken

Mivel jelenleg sok cégvezető tapasztalja, hogy bizonyos szektorokban az otthoni munkavégzés is lehet igen hatékony, ezért nagy eséllyel hosszú távon is nagyon sok olyan pozíció lesz, ahol a home office napok száma stabilan magas marad. Ez azt is jelenti, hogy a személyes kontaktus a munkatársak között csökken, ami persze az állásinterjú-folyamatra is kihatással van és lesz.

A munkahely kiválasztásában nagyon fontos szempont volt eddig, hogy milyen az irodai légkör. Persze a kollektíva összetétele továbbra is nagy súllyal eshet latba, amikor arról értekezünk, hogy valaki miért szereti, vagy épp nem szereti a munkáját. Ez azonban már merőben más. A digitális térben a hangsúly a kooperáció hatékonyságára és kényelmességére esik, míg a túlnyomórészt irodai munkavégzés esetében sokkal nagyobb hangsúly volt a munkatársak személyiségén. A digitális térben tehát a “munkatársak” szót szűken lehet értelmezni, míg az irodában ez inkább társakat jelentett a mindennapokban és a munkavégzésben.

A hagyományos toborzási módszerek gyakran nem képesek mélyen megérteni a jelölt motivációját, lendületét és személyiségjegyeit. Még egy igazán hozzáértő toborzónak is túl rövid időn belül kell meghoznia a vállalat jövőjét érintő fontos döntéseket. Amikor egy ajtó bezárul, kinyílik egy ablak, tartja a mondás. Így tehát azokat az eszközöket kell megtalálni, amelyek kifejezetten az interjúztatást, digitális előszűrést és kiválasztást teszik jobbá, hatékonyabbá.

Mikor érdemes ragaszkodnunk a személyes jelenléthez?

A technológiai fejlődés és a jelenlegi Covid-19 által nehezített pálya ellenére a szemtől szembeni interakciókat még mindig sok szervezet értékeli. Nem számít, mennyire elterjedt az online toborzás, vannak, akik nem tudják, vagy egyszerűen csak nem akarják ezt az utat választani. Ennek oka lehet egy, az átlagnál konzervatívabb berendezkedésű vezetés, a távolság miatt megkérdőjelezhető hitelesség, a pozíció típusa, vagy esetleg az attól való félelem, hogy valami felett elsiklanak, ami később problémákat okozhat.

Ahogy  a kékgalléros munkaköröktől haladunk a magasabb kvalifikációt igénylő vezetői pozíciók felé, úgy nő a személyes interakció értéke. Természetes, hogy egy komoly felelősséggel járó feladatkört minél alaposabb vizsgáztatás, megismerés után mernek csak odaítélni egy-egy jelöltnek.

Ramesh Shankar, a Siemens dél-ázsiai klaszterének ügyvezető alelnöke és HR-vezetője ezt a következőképpen fogalmazta meg:

Élet az offline toborzás után

Abban minden felmérés és kutatás egyetért, hogy az online toborzás és interjúztatás az ifjabb generáció preferált módja, és sok szempontból a toborzók számára is könnyebb. A leendő munkavállalók zöme ma már gyakorlatilag ”elvárja”, hogy ne kelljen egy-egy interjúért utazgatnia, amikor a munkaadó ugyanúgy megkaphatja válaszait egy telefonos, vagy akár videóhívás keretében is. Számtalan program közül választhatunk, melyek garantálják, hogy az interjú ne igényeljen a szükségesnél több időt vagy erőfeszítést. Mindkét fél kényelmesen ülhet saját környezetében és ugyanúgy beszélgethet, mintha ezt személyesen a cég irodájában tenné. Ráadásul ebben az esetben a költségek is minimálisak, és sok időt, energiát lehet vele megtakarítani. Arról pedig tudjuk mekkora kincs egy elfoglalt HR-es, cégvezető, vagy akárki – a kiválasztási folyamatban résztvevő személy – mindennapi életében.

Az ilyen típusú interjúztatást számos, a céget és döntését segítő eszköz használata előzheti meg. Már a jelentkezésbe, a felvételi kérelembe beépíthetünk különféle felméréseket, például pszichológiai, sokféle alkalmassági és személyiség-vizsgálatokat. Mindezek a módszerek szűrőként szolgálnak arra törekedve, hogy a munkáltató egyrészt komplexen vizsgálja a jelöltet, másrészt lényegesen szűkítheti a kört a következő fordulóra. Az interjún tehát már csak egy szegmentált csoport vehet részt a számtalan jelentkező közül. A személyes jelenlétet nem igénylő interjúztatásra ma már hatalmas szoftver kínálatból választhatunk, korábbi céges preferenciáink, bevált metódusaink szerint. Az online toborzással ráadásul nem kötjük meg a kezünket, sőt a világ bármely pontjáról kapcsolatba léphetünk potenciális munkavállalóinkkal. 

Hogyan csináljuk? Segítünk!

Amennyiben eldöntöttük, hogy  a kvalifikációra alapozott szűrést digitális eszközökkel végezzük a toborzás, kiválasztás során, úgy érdemes ismernünk a szűrési folyamatok stációit és jellemzőit, hogy maximálisan ki tudjuk használni a technika adta lehetőségeket. Hogy valóban használható tippjeink legyenek, ennek jobb megértéséhez végigmegyünk egy elképzelt felvételi folyamaton.

Telefonos előszűrés

A világszerte zajló, életünk minden területét átalakító változások miatt a telefonos interjúk sokkal gyakoribbá váltak, mint korábban. Az erre a helyzetre való felkészülés azonban nem csak a potenciális jelöltek feladata, a leendő munkáltatót sem szabad, hogy bármilyen kérdés, szituáció zavarba hozza. A videóhívások előtti gyorsabb válogatást teszi lehetővé egy esetleges telefonos kör, ahol már kialakul bennünk bizonyos benyomás a jelentkezőről.

Általános tapasztalat, hogy a jelöltek általában nem veszik annyira komolyan a telefonos interjúkat, mint egy potenciális munkáltatóval való személyes találkozást. Ennek sokrétű okai lehetnek, talán leginkább azért, mert a jelöltek kényelmesebbek a saját otthonukban és alapvetően nyugodtabbnak érzik magukat „arctalanul”, mintha egy döntéshozóval szemben ülnének. Vannak azonban olyan helyzetek, amikor a telefon fontos állomása a teljes folyamatnak.

Mikor alkalmazzuk? Mire figyeljünk?

Nemzetközi toborzás esetén mindenképpen, de a napjainkat uraló bizonytalanságban határokon belül is érdemes beiktatni az értesítő e-mail és a videóhívás közé egy telefonos interjút. Ez jó átkötés lehet a teljes ismeretlenségből a videóhíváshoz, egy azt megelőző ismerkedés, melynek segítségével már kialakulhat bennünk egy kép a jelöltekről, így  saját dolgunkat könnyítjük meg a szűrési folyamat későbbi szakaszaiban. Ahhoz azonban, hogy sikeres legyen az előszűrés, nekünk is felkészültnek kell lennünk. Egy telefonos interjú sajátságos kihívásokat rejt magában, hiszen nem látjuk a testbeszédet, a mimikát, azonban pont ezeket a hiányosságokat fordíthatjuk saját hasznunkra.

Egy ilyen, a verbális kommunikációra szűkült helyzetben tűpontosan kell megfogalmaznunk kérdéseinket és ugyanilyen alapossággal kell elemeznünk az ezekre kapott válaszokat. Készüljünk fel a jelentkezőből, amennyire lehet! Célszerű másolatot készíteni az összes olyan jelölt önéletrajzából, akiket érdemesnek tartunk a következő körre. Vértezzük fel magunkat olyan kérdésekkel, amelyek valóban megmutathatják a személy alkalmasságát. Ebben a szakaszban érdemes  a munkakör szempontjából legfontosabb kritériumokat feltérképeznünk, próbáljunk meg rávilágítani azokra a kompetenciákra, amik elengedhetetlenek lesznek a munkavégzés során.

Automatizált videóinterjú - pro és kontra 

Az aszinkronnak is nevezett interjú-forma viszonylag új jelenség a toborzási piacon, két-három éve alkalmazzák ezt felvételi beszélgetések állomásaként. Ebben az esetben a jelölt egyedül van, egy videó rögzítő szoftver segítségével veszi fel a beszélgetést, az előre beprogramozott kérdések pedig a rendszerből érkeznek felé. A módszer a telefonos beszélgetéshez hasonlóan az előszűrési szakasz egyik lépése lehet, viszont nagyon egyedivé és legtöbb esetben nehezebbé teszi az egyoldalúság.

Az aszinkronos szűrést használhatjuk a későbbi videóinterjúk helyett, vagy akár azok előszűréseként is. Sajátos követelményeknek kell megfelelni, sokak szerint nem túl udvarias formája a kérdezésnek, hiszen a HR szakember kivonja magát a folyamatból, a jelölt teljesen magára van hagyva egy stresszes helyzetben. Mivel különböző célokat szolgálhat, szűrhetünk nyelvi készségekre, vagy szakmai kompetenciákra is, így akár komoly segítség is lehet a kiválasztási folyamat racionalizálásában. Használata melletti legfőbb érv az állandó időhiány kiküszöbölése: a HR-es megkapja a kiemelkedően fontos első benyomást anélkül, hogy személyesen jelen kell lennie, ráadásul a felvétel később felhasználható, bármikor visszanézhető a szakmai vezetőknek. 

Problémából lehetőség

A cégek számára óriási előnye a költséghatékonyság, de csak akkor, ha a pozitív hatásaira koncentrálunk. Sikeres alkalmazásához tehát itt is be kell tartanunk pár alapszabályt

Mivel a jelölt nem kap azonnali visszajelzéseket, így nagyon fontos, hogy a megfelelő kérdéseket tegyük fel! Pontosan határozzuk meg a célt és ehhez alkalmazkodva vizsgáztassuk a válaszadókat. Tervezzünk meg mindent előre, részletesen, bekalkulálva az egyes szakaszok hosszát is!

Ne ítéljünk elhamarkodottan! Mivel ez egy sokaknak még ismeretlen terület, így könnyen lehet, hogy az első pár mondat során még „botladozik” a válaszadó. Legyünk türelmesek, várjuk meg, hogyan építik fel az interjúban magukat és az összkép alapján döntsünk a továbbiakról. Egy-egy hiba korrigálása, a rizikósabb helyzetek frappáns megoldása sokat elárulhat nekünk az illető személyiségéről.

Különböző szoftverek állnak rendelkezésre a végrehajtáshoz, ha jól – tehát a pozícióhoz és az elérni kívánt eredményhez alkalmazkodva – választunk programot, a végeredmény lehet egy win-win szituáció.

Adjunk felkészülési időt: ennek segítségével jelöltünk kényelembe helyezheti magát, próbaválaszokat adhat és hallgathat vissza, mielőtt élesedik a folyamat - ez lehetőséget ad neki arra, hogy kicsit összeszedettebb legyen, amiből ő is profitál és mi is reálisabb képet kaphatunk róla.

Szánjunk időt arra, hogy az automatizált interjú megfelelően legyen kommunikálva a jelentkezők felé, mivel ez egy viszonylag új jelenség, vigyázzunk, nehogy az employer branding rovására menjen. Megfelelő kommunikációval nem keltjük azt a hatást, hogy a könnyebbnek tűnő, személytelen utat választjuk, mert nem szánunk elég időt a válogatásra. Az előnyöket hangsúlyozzuk, melyek mindkét félnek megkönnyítik a folyamatot. 

Tesztfeladat, skillek mérése

Bizonyos pozícióknál remek szakmai előszűrőt jelenthetnek a tesztfeladatok, próbafeladatok. Ilyenek tipikusan a megvalósításért felelős pozíciók, mint például  digitális marketingben a hirdetéskezelői pozíciók, a szövegíró, vagy a dizájner is. A próbamunka mindig a megpályázott munkakörhöz kapcsolódik, így ezek a feladatok alkalmasak a szükséges programok ismeretének felmérésére, sőt, sokszor a nyelvtudás szintjének meghatározására is. Próbanap esetén a feladat hasonló, ezt akkor preferáljuk, ha van időnk személyesen segíteni a jelöltet az irodában. Érdemes olyan próbafeladatokat összeállítanunk, melyek saját, valós már megvalósult, folyamatban lévő, vagy tervezett kampányainkhoz kapcsolódnak.

Na, de mi legyen a soft skillekkel? 

Ugyanakkor vannak pozíciók, amelyekre a rátermettséget nem, vagy nem teljesen lehet mérni tesztfeladatokkal. Ha például úgynevezett soft skilleket is igényel a munka - mint például a menedzsment, problémamegoldó készségek - akkor célszerű olyan teszteket is beemelni az eljárásba, a teljes folyamatba, amelyek képesek ezek minél precízebb mérésére is. A soft skillek mindazok a képességek, amelyek a szakmai tudáson felül alapvetően meghatározzák a munkavállaló beilleszkedési, kreativitási, motiválhatósági, kezelhetőségi  jellemzőit. Ezen készségek mérésére, meghatározására számtalan toborzási módszer létezik a speciális interjúztatási technikáktól a személyiségtesztekig.  

A pro és kontra érveket vizsgálva megállapíthatjuk, hogy körülbelül 50-50%-ra teszik a szakmai kompetenciák és az egyéb személyiségi jellemzők érvényesülését egy-egy adott pozíció sikeres ellátásánál. A kiválasztási folyamat során tehát saját választásunkat tehetjük biztosabbá és csökkenthetjük a rizikót a két irány szimultán vizsgálatával, amennyiben a szükséges pozíció igényli ezt. Ez plusz idő-és energia befektetést igényel tőlünk, azonban az eredményesség tekintetében nem biztos, hogy jól járunk, ha kikerüljük ezt a lépést. Ráadásul ma már elérhetőek a piacon kifejezetten erre kifejlesztett szoftverek.

EZ például a világ egyik legnagyobb kompetencia teszt adatbázisa, mely az objektív, adat-alapú toborzást támogatja. Segítségével készen használható és személyre szabott teszteket is alkalmazhatunk, beépített csalás-gátló funkciókkal és felhasználóbarát felülettel, mely megkönnyíti a jelöltnek az eligazodást. A szoftverrel 2000 készségre és 20 programnyelvre szűrhetünk, ráadásul a kapott eredményeket riportálhatjuk és össze is hasonlíthatjuk egymással. 

LIVE videóinterjú a szakmai vezetővel és a HR szakemberrel

Az élő videóinterjú régóta alkalmazott szűrési eszköz, általában a személyes interjút előzi meg. A jelenlegi pandémiás helyzetben a legtöbb esetben már teljesen ki is váltja azt. A módszerben alkalmazása során előforduló hibák nem csak a jelöltet fenyegetik, hanem az interjúztató is kijöhet rosszul egy-egy helyzetből. Megfelelő felkészüléssel ezeket azonban csaknem 100%-ban  előre kiküszöbölhetjük.

Az állásinterjú-sorozat után

Egy nagyon fontos dologról nem szabad megfeledkeznünk a toborzási folyamat végeztével sem: értesítsük azokat a jelölteket is, akik ugyan az adott pozícióra nem lettek kiválasztva, de részt vettek az állásinterjú-sorozat valamely szakaszában. Ezt sokan elmulasztják, időhiány, oda nem figyelés, vagy egyéb másik ok miatt, de részünkről valójában nem igényel nagy energia befektetést, hiszen megtehetjük ezt egy sablon e-mail körbeküldésével is, melyben a megszólítást személyre szabjuk, a jelöltnek viszont egyrészt pozitív visszajelzés a cégről, másrészt egy jól megfogalmazott, bátorító üzenettel nem vesszük el kedvét a további kereséstől sem.

Tökéletes jelölt nincs, de a ma rendelkezésre álló széles eszköztár segítségével kiszűrhetjük a jelentkezők közül a számunkra legideálisabbat. A folyamat azonban nem zárul le a kolléga felvételével, hiszen részben a HR szakemberek felelőssége, hogy az új csapattag mikor és hogyan illeszkedik be hozzánk. Már csak azért is érdemes erre időt áldozni, mert a toborzási folyamatba fektetett költség- és energiamennyiség is hamarabb megtérülhet egy jól beváló új kollégával.  Ráadásul most, a korábban irodai környezetben végzett munkák új valóságában, amikor személyes beilleszkedés nagyjából sehol nem lehetséges, nekünk is muszáj máshogyan hozzáállni az új kolléga helyzetéhez.

Új alkalmazottból elkötelezett kolléga

A frissen felvett munkatársak izgatottan érkeznek első munkanapjukra, várja őket felkészültség, mert a kezdeti időszakban sokkal érzékenyebben reagálnak a negatív tapasztalatokra, mint a későbbiekben. Legyen meg a pontos helye, jelszavai, minden szükséges információ, ami a munkájához elengedhetetlen.

Az első hetekben rendszeresen kérdezzünk rá, hogy jól érzi-e magát nálunk, a felvétele során megismert információknak megfelelően alakulnak-e a dolgai.

Kérjük ki a véleményét bizonyos szakmai kérdésekben, ez magabiztosságot és gyorsabb beilleszkedést eredményezhet.

Ne nyomjuk őket agyon munkával már a legelején! Ismerős helyzet, hogy a határidők tegnapra szólnak, de adjunk neki időt adaptálódni a helyzethez, a környezethez, hogy megmaradjon a lelkesedése és kisebb eséllyel vétsen hibát, amikor már teljesen önállóan dolgozik. Ez nem jelenti azt, hogy nem kezelhetjük teljes jogú munkatársként, feladatokat szignálva részére.

Ismertessük meg az új munkatársakat a vállalat általános céljaival, értékeivel. Így azt fogják érezni, hogy ők is hozzájárulnak ezen célok megvalósulásához.

Ajánljunk fel apróbb juttatásokat, vagy valamilyen extra elismerést egy-egy részcél megvalósulásáért. Az ilyen jellegű motiválás mindig beválik.

Adjunk visszajelzést az új kollégáknak. Nagyon fontos, hogy valamelyik szakmai vezetőjük időről-időre értékelje teljesítményüket. Biztosítsuk az egy per egyes elbeszélgetés lehetőségét is, egy ilyen helyzetben könnyebben megnyílnak.

A toborzási módszerek kiválasztásától, helyes alkalmazásától a kezdőidőszak menedzseléséig sok teendője van tehát egy munkáltatónak. Ezért hasznos előre átgondolni, hogy esetünkben, adott pozíciókra mely módszerek a leginkább célravezetőek. Ezt befolyásolja az ellátandó feladatkör összes jellemzője, a vírushelyzet és az arra reagáló szankciók teljes kiszámíthatatlansága, a HR-es kollégák és a toborzásban érintett vezetők rendelkezésre álló ideje és még számtalan más tényező. Ami azonban a külső körülményektől független az a következetesség, alaposság és profizmus végigvezetése a teljes folyamaton.  Nem elég jónak lenni, látsszunk is annak!

PROFESSION TIPPEK: a naprakész toborzó tízparancsolata