Adminisztráció vezető állások, munkák Budapesten

Irodavezető / titkár munkakörünk magában foglalja az iroda zökkenőmentes működtetését, a napi ügyek intézését, valamint a vezetői támogatást és az adminisztrációs teendőket. Kereskedelmi területen dolgozunk, így az ügyfelekkel és beszállítókkal való kapcsolattartás, rendelések kezelése, számlázás,...

Oversee the day-to-day management of all student-facing services, ensuring responsiveness, efficiency, and alignment with institutional priorities....

• A vezető diszpécser munkájának támogatása;
• Gépek elérhetőségének biztosítása, foglalása, alvállalkozók bevonása;
• Ki- és beszállítások szervezése, engedélyek intézése;
• Kapcsolattartás ügyfelekkel, hatóságokkal, partnerekkel;
• Megrendelések és szállítások adminisztrációja;
• Munkavégzés igazoltatása.

• A titkárság működésének teljes körű koordinálása és vezetése
• A beérkező ügyek, megkeresések, hivatalos dokumentumok kezelése és nyilvántartása
• A szervezet vezetésének támogatása: döntéselőkészítés, információáramlás biztosítása
• Találkozók, rendezvények, egyeztetések előkészítése és szervezése

• Pénzügyi és számviteli feladatok ellátása a gazdasági és adminisztratív vezető irányításával,
• Banki és pénzforgalmi adminisztráció,
• Számlázás,
• Bejövő számlák kezelése, ellenőrzése és rögzítése,
• Könyvelés előkészítése,
• Havi zárás támogatása,
• Szoros együttműködés a gazdasági csapat tagjaival,

• Naprakészen tartod a vezető naptárát és levelezését;
• Találkozókat, konferenciákat szervezel cégen belül, valamint hazai és nemzetközi ügyfelekkel egyaránt;
• A te felelősséged lesz a bejövő és kimenő postázás intézése;
• Ad hoc riportok készítésével támogatod a csapatot;

• Titkársági és adminisztratív feladatok ellátása
• A vezető munkájának teljes körű támogatása
• A vezető naptárának kezelése, naptár meghívók szervezése
• Általános és személyes asszisztencia
• Kapcsolattartás a szervezeti egységekkel, az ehhez kapcsolódó adminisztráció ellátása, határidők nyomon követése

• Előkészített rendelések komissiózása vezető állásos, vagy autonom targoncával
• Szakszerű és biztonságos árutárolás / kezelés
• Szükséges adminisztráció elvégzése
• Raktári rend betartása
• Kiszedett rendelések továbbítása a megfelelő társosztályhoz
• Beérkezett áruk betárolása, áttárolása

• adminisztrációs feladatok ellátása,
• recepciós feladatok ellátása,
• postázandó tételek összekészítése és a postára adás ügyintézése,
• iratok és dokumentáció kézbesítése, átvétele, helyszíni ügyintézés
• iratok elektronikus és papír alapú kezelése, digitalizálása, irattár nyilvántartása,

• B2B és export (CZ–SK–SRB) partnerek rendeléseinek rögzítése, adminisztrálása
• Ügyfélszolgálat, kapcsolattartás partnerekkel e-mailben és telefonon.

• Az iroda működésével kapcsolatos feladatok koordinálása, és gördülékeny működésének elősegítése
• Kapcsolattartás a központi irodával, társosztályokkal
•  Irodai beszerzések intézése
•  Az irodában dolgozó kollégák folyamatainak támogatása
•  Irodai adminisztrációs feladatok ellátása

• Zöldenergiával kapcsolatos (döntően nap- és szélerőművek, illetve akkumulátoros energiatárolók) projektfejlesztési feladatainak irodai támogatása
• Potenciálisan alkalmas erőmű és egyéb energetikai berendezések helyszínének felkutatása meghatározott szempontrendszer szerint  

• Céges hírlevelek, online hirdetések, bannerek kreatív tervezése
• Termékcsomagolások mutációinak és egyszerűbb új csomagolások grafikai tervezése
• Termékfotózás stúdiókörnyezetben, hangulati beállításban és használat közben
• Ritkább esetben eseményfotózás

• A Bizworks Kft. megbízó felek által leírt értékesítési és dokumentumkezelési folyamat betartása,
• Ügyfelek onboardingja, ajánlat kiküldése és a szerződéskötési folyamat nyomon követése, adminisztrációja,
• POS terminálok paraméterezése, konfigurálása,

• Pénzügyi Vezetés és Kontroll (kulcsfeladat):
• A cég pénzmozgásainak heti, havi szintű nyomonkövetése
• Vevő- és szállítófolyószámlák karbantartása, valamint a kintlévőségek menedzselése és behajtása.
• Banki műveletek és folyószámlamozgások napi ellenőrzése, banki adatszolgáltatási táblázatok kitöltése.

• SAP feladatok ellátása;
• Kapcsolattartás a társosztályokkal;
• Kimutatások, riportok készítése;
• Munkafolyamatokhoz kapcsolódó egyéb adminisztratív feladatok folyamatos ellátása, végrehajtásuk elősegítése;
• A vezető munkájának támogatása.

• Karbantartási és javítási jegyzőkönyvek rögzítése, rendszerezése
• Járműdokumentumok (forgalmi, műszaki vizsga, biztosítás) nyilvántartása
• Alkatrész-felhasználási listák vezetése
• Szervizelések és javítások adatainak rögzítése vállalati rendszerekben
• Járműállapot jelentések frissítése

• Beérkezett számlák alaki és tartalmi ellenőrzése, iktatása a törvényi és belső vállalati előírások szerint, banki utalások előkészítése és kezelése  
• A pénzügyi adatok naprakész rögzítése és ellenőrzése, valamint kimutatások és nyilvántartások készítése belső és külső igényekhez  

• A takarítási projektek és a projektszervezet irányítása, a vezető napi munkájának támogatása;
• Projektek eljárásrendjeinek meghatározása, egyeztetése a munkatársakkal, társszervezetekkel;
• Projekt dokumentációs rendszerének összeállítása és naprakészségének biztosítása;

• A cég által üzemeltetett felvonók karbantartásához kapcsolódó műszaki adminisztráció előkészítése;
• A kórházak területén működő felvonókkal kapcsolatos feladatok tervezése, szervezése, illetve irányításában való részvétel;