Önálló munkavégzés állás, munka

• Kapcsolattartás a belföldi és külföldi (Európa, Ázsia, USA) beszállítókkal
• Készletgazdálkodás
• Megrendelések elkészítése és kezelése
• Kapcsolattartás a gyártással, logisztikával és a raktárokkal
• Vevői rendelések feldolgozása, visszaigazolása, szállítólevél-készítés, számlázás

• Kiadvány tematikájának egyeztetése a főszerkesztővel és a kollégákkal
• Szerzők cikkírásra történő felkérése, a folyamat teljes körű adminisztrálása (szerződések írása és küldése, honoráriumok egyeztetése, teljesítési igazolás készítése és küldése)
• Kéziratok lektorálási folyamatának teljes körű intézése

• kiemelt fontosságú országos közbeszerzési eljárások teljes körű előkészítése, lebonyolítása, az eljárások dokumentumainak összeállítása, szerkesztése;
• az eljárások bonyolításával összefüggő adminisztrációs feladatok ellátása, iratanyag előkészítés;

• A hallgatók pénzügyeivel kapcsolatos feladatok ellátása a NEPTUN Tanulmányi Rendszerben 
• Ösztöndíj utalások kezelése 
• Hallgatói számlák készítése (önköltség, kollégiumi díj stb.) 
• Diákhitel utalások feldolgozása  
• Pénzügyi ki- és befizetési tételek kiírása 

• Az intézmény nemzetközi és hazai felsőoktatási rangsorokban való szereplésének támogatása
• Az egyetemi adatok gyűjtésének, elemzésének és szolgáltatásának koordinálása, valamint a rangsorokhoz kapcsolódó adminisztratív és kommunikációs feladatok ellátása.

A feladat az intézmény kiadványainak megjelentetéséhez kapcsolódó folyamatok koordinálása. Ide tartozik a SZE -kizárólag online- tudományos folyóirataiban megjelenő cikkek tördelése, valamint az online publikációk előkészítése és feltöltése az OJS rendszerbe...

• Kazahsztánban most induló és Oroszországban előkészítés alatt álló piac- és irodanyitási feladatok ellátása orosz nyelven
• külföldi irodákkal való napi együttműködés
• külföldi szolgáltató partnerekkel való kapcsolattartás
• nemzetközi kereskedelmi folyamatok támogatása

• Pénzügyi Vezetés és Kontroll (kulcsfeladat):
• A cég pénzmozgásainak heti, havi szintű nyomonkövetése
• Vevő- és szállítófolyószámlák karbantartása, valamint a kintlévőségek menedzselése és behajtása.
• Banki műveletek és folyószámlamozgások napi ellenőrzése, banki adatszolgáltatási táblázatok kitöltése.

• Az alapítvány elnökének sokrétű munkafolyamatait, tárgyalásait, előadásait legmagasabb szinten kezelni: naptárának, levelezésének, utazásainak, megbeszéléseinek és egyéb ügyeinek kezelése;
• A megbeszélések, tárgyalások, rendezvények és egyéb programok szervezése és lebonyolítása;

közbeszerzési eljárások és a központosított közbeszerzés körébe tartozó (DKÜ, NKOH, KEF) közbeszerzési eljárások vonatkozó jogszabályokban és belső szabályzatokban foglaltak szerinti, teljes körű előkészítése, lefolytatása, közbeszerzési dokumentáció elkészítése...

• adminisztrációs, ügyviteli, szervezési és egyéb feladatok ellátása 
• szervezeti vezetők munkájának támogatása 
• email fiókok, telefonok, szervezeti weboldalak kezelése 
• iroda mindennapi működésének ellátása
• hivatalos levelek, szerződések, munkaügyi dokumentumok előkészítése, nyomon követése 

• Az értékesítési csapat és a Key Account Managerek operatív és adminisztratív támogatása
• Értékesítési prezentációk, riportok, ajánlatok előkészítése
• Terméklisták, szerződések, megállapodások és egyéb dokumentumok kezelése, archiválása
• Adatrögzítés és ügyféladatok frissítése belső rendszerekben

• jóváhagyott felterjesztések alapján a szerződésekhez szükséges adatok begyűjtése;
• szerződésnyilvántartó programban iktatás, adatfeltöltés
• szerződéstervezetek státuszának naprakész nyomon követése és rögzítése;
• szerződéstervezetek és mellékleteinek véleményeztetése; visszaellenőrzése

Szakmai támogatás nyújtása a Helyettes Államtitkárság munkatársai részére a felmerülő eljárásrendi, szakmai kérdésekkel és elszámolhatósággal kapcsolatos problémák megoldásában....

A Helyettes Államtitkárság által kezelt operatív programok végrehajtásához kapcsolódó belső eljárásrendek, szabályzatok, módszertanok, útmutatók és sablonok kidolgozásában való részvétel, valamint szakmai támogatás biztosítása a munkatársak részére....

• Minőségbiztosítási asszisztensi csapat operatív feladatainak irányítása
• Csapat erőforrásainak megfelelő elosztása, priorizálása, kezelése
• Rendszeres egyeztetés és beszámolás a minőségbiztosítási vezetőnek

• Az ügyvezető napi tevékenységének támogatása
• Adminisztratív és szervezési feladatok ellátása
• Nyilvántartások vezetése (szerződések, számlák, beszerzések, megrendelések…)
• A cég tevékenységéhez kapcsolódó dokumentumok kezelése (rendszerezés, tárolás…)
• Kapcsolattartás a beszállítókkal és külső partnerekkel

• Megtervezi és kidolgozza a kiemelt programokat érintő szakmai koncepciókat, koordinálja megvalósításukat;
• Közreműködik a kiemelt programokkal összefüggő döntések előkészítésében, valamint a döntések végrehajtásában;