Irodavezető, alapítványi főmunkatárs

Kiemelt, napi szintű feladatok

• Az Alapítvány működéséhez kapcsolódó operatív feladatok koordinálása: támogatások, rendezvények, alapítványi projektek és a negyedéves kuratóriumi ülések előkészítése, szabályzatok betartása
• Szerződések előkészítése és kezelése
• Dokumentumok iktatása és feldolgozása (papíralapon és elektronikusan)
• Táblázatok, kimutatások és költségvetések összeállítása és vezetése

Feladatok részletezése:

1. Adminisztráció és projektkoordináció

• Beérkező dokumentumok érkeztetése, aláíratása, rendszerezése
• Projektek és pályázatok előkészítése a döntések szerint
• Alapítványi vagy közös programok lebonyolítása (szállás, terem, catering, előadók anyagai)
• Kuratóriumi ülések előkészítése, anyagok összeállítása, meghívók és napirend kiküldése
• Kuratóriumi sorvezető és beszámolók összeállítása
• Jelenléti ívek kezelése; jegyzőkönyv vezetése a kuratóriumi üléseken
• Kuratóriumi döntések és határozatok végrehajtásának adminisztratív támogatása (értesítések, szerződések elkészítése, elszámolások zárása)
• Rendezvények és kiadványok teljes körű nyilvántartása
• Irodai eszközök működésének biztosítása; irodaszerek beszerzése
• Szabadság- és jelenléti nyilvántartások vezetése
• Az Alapítvány szabályzatainak betartása, vezetői megbízások végrehajtása
• Részvétel a vagyonleltár vezetésében
• Szerződések előkészítése partnerekkel
• Heti online irodai megbeszélések szervezése
• Partneradatbázis folyamatos karbantartása
• Együttműködés a honlap tartalomfejlesztőivel (hírek, pályázati döntések, eseményi anyagok gyűjtése)
• Az Alapítvány működtetése (iroda, berendezések, előfizetések)

2. Kapcsolattartás

• Az Alapítvány elnökével és alelnökével
• Alapítványi munkatársakkal
• Kuratóriumi és Felügyelőbizottsági tagokkal
• Bankkal, szerződéses partnerekkel, megbízott ügyvédi irodával, számviteli szolgáltatóval

3.  Pénzügyi feladatok

Támogatások kezelése

• Elnöki és kuratóriumi döntések adminisztrálása
• Támogatási szerződések előkészítése
• Támogatások nyilvántartása, kimutatások készítése
• Negyedéves kuratóriumi tájékoztatók összeállítása
• Elszámolások számszaki, alaki és tartalmi jogszabályi megfelelőségének ellenőrzése
• Támogatottak jogosultságának vizsgálata
• Elszámolások döntésre való előkészítése és határozatok vezetése

Költségvetés kezelése

• Éves költségvetési tervezet összeállítása
• Költségkeretek nyomon követése, időszakos kimutatások
• Pénzügyi tábla vezetése (terv–tény oszlopok)
• Kuratóriumi döntések végrehajtásának előkészítése
• Saját projektek pénzügyi kezelése

Működéshez kapcsolódó pénzügyi adminisztráció

• Számlák és teljesítési igazolások befogadása, ellenőrzése, nyilvántartása
• Utalások előkészítése, aláíratása, kifizetésének ügyintézése
• Bankbizonylatok egyeztetése, eltérések kezelése
• Havi pénzügyi kimutatások összeállítása
• Bankkártyás tranzakciók és euro-kifizetések adminisztrációja
• Irodai és elektronikus iktatási rendszerek karbantartása
• Könyvelés, bérszámfejtés, ellenőrzések számára szükséges anyagok összeállítása

Egyéb feladatok

• Állami Számvevőszék ellenőrzéseihez szükséges adatszolgáltatás
• Az éves beszámoló összeállításához kapcsolódó feladatok, szöveges beszámoló készítése
• Beszámoló jóváhagyásának előkészítése és végleges anyag közzétételének koordinálása
• Éves KSH kötelező adategyeztetés