Munkahelyi e-mail: 5 dolog, amin elcsúszhatunk

Az e-mailezés esetén vannak bizonyos, mindenki által jól ismert szabályok, mint például, hogy lehetőleg kerülnünk kell a "válasz mindenkinek" opciót, ha erre nincs feltétlenül szükség, különben akár több tucat kollégát is felesleges információval fárasztunk. Ugyanilyen ismert szabály, hogy a csupa nagy betű használata kiabálást jelent, amelyet munkahelyi környezetben szintén ajánlatos mellőzni.

Az Aol Jobs azt az 5, alapvető e-mailezési szabályt ismerteti, amelyek nincsenek ugyan kőbe vésve, de segítségükkel nagyságrendekkel növelhetjük kiküldött leveleink hatékonyságát.

Íme az 5 dolog, amit kerülnünk kell, és mit tegyünk helyette:

1. Várni a válasszal addig, ameddig nem szereztük meg a kért információt, még ha ez napokba telik is

Íme a jól ismert szituáció: kapunk egy e-mailt, melyben egy bizonyos információt kér tőlünk főnökünk vagy kollégánk. Tudjuk, hogy jövő hétig nem fogjuk tudni elküldeni, kell ugyanis pár nap, ameddig mi magunk is beszerezzük a kért anyagot. Ennek tudatában félretesszük az e-mailt, arra gondolva, hogy elég lesz majd akkor reagálni, ha meg tudjuk írni a pontos választ.

Ez a hozzáállás több szempontból is problémás. Egyrészt a küldő fél nem tudja, miért nem reagálunk, elfeledkeztünk-e róla, esetleg nem is kaptuk meg az üzenetet. Bizonyos esetekben dühösek is lesznek, hiszen teljesen válasz nélkül maradt a megkeresésük. Másrészt, ha többször is ilyet teszünk, az fog elterjedni rólunk, hogy nehéz a velünk való kapcsolattartás, és ez árthat szakmai megítélésünknek.

 Megoldás: A legjobb, amit tehetünk, ha egy ilyen, csak később megválaszolható kérdés esetén rögtön visszajelzünk a feladónak, pl: "köszönöm az üzenetet, legkésőbb jövő hét elejéig vissza fogok térni a kért információval."

2. Nem válaszolni az e-mailre, ha nálunk magasabb beosztású kollégák is a címzettek között vannak

A junior pozícióban dolgozó munkatársaknak ismerős lehet az alábbi szituáció: egy kollégától levél érkezik, a címzettek közé azonban a főnök is fel van véve. Az e-mailben egy fontos, viszonylag egyszerűen megválaszolható kérdést tesz fel az illető.

Az esetek nagy részében a junior kolléga, aki a levelet kapta, úgy gondolkodik, hogy habár a feltett kérdést ő is és a főnök is egyaránt meg tudnák válaszolni, mivel a főnök magasabb beosztásban van, udvariasabb hagyni, hogy ő válaszoljon a levélre. A valóságban azonban a főnök sokszor úgy van vele, hogy értékeli, ha beosztottja időt spórol meg neki és automatikusan kezeli a felmerülő rutin megkereséseket.

 Megoldás: Az első alkalommal, amikor ilyen dilemma felmerül, kérdezzük meg a menedzserünket, hogy válaszolhatunk-e a levélre, vagy szeretné ő kezelni, illetve a jövőben mi legyen a bevett gyakorlat ilyen esetekben. 

3. Finom emlékeztetőket kiküldeni

Bizonyos kollégák körében szokássá vált olyan e-maileket kiküldeni, ahol a tárgy rovatban ez áll: "finom emlékeztető". Nyilvánvaló, hogy az illető valamire emlékeztetni akarja a címzettet, az ilyen tárgyú levélnek azonban az az üzenete, hogy az adott munkatárs nem mer szemtől-szembeni munkahelyi beszélgetésbe bonyolódni, ezért a számítógép mögé bújva "lábujjhegyen" közelíti meg a témát.

 Megoldás: Ha valamilyen határidőre fel akarjuk hívni a figyelmet, tegyük ezt világosan és érthetően, akár szóban akár írásban adjuk tudtára az illetőnek. Az ironikusnak szánt felesleges finomkodás igen erőltetettnek hat a munkahelyen.

4. Egy komoly és érzékeny témájú levélre "OK"-val válaszolni

Ha a kollégánk egy e-mailt küld arról, hogy az új irodai nyomtató megérkezett, elég, ha csak egy "OK"-t írunk vissza. Ha azonban a főnökünk a munkánkkal kapcsolatos problémára hívja fel a figyelmünket levelében és erre is csak egy "OK"-val reagálunk, nyeglének és tiszteletlennek fogunk tűnni.

Különösen nagy lehet a kísértés az egyszavas válaszra, ha okostelefonról írunk vissza, ahol egy hosszabb válasz megfogalmazása nehezebb.

 Megoldás: Vannak helyzetek, amikor megéri kivárni, hogy újra asztali számítógép elé kerüljünk. A telefonról küldött e-mail nem ment ugyanis fel annak felelősségétől, hogy hogyan jön át az üzenet a címzett számára.

5. Túl hosszú vagy komplikált e-mail küldése

Ha levelünk egy hosszas, részletekkel teli élménybeszámolóra hasonlít, amikor az illetőnek csak egy rövid ismertetőre lett volna szüksége, akkor nagy valószínűséggel kollégánk azt fogja gondolni rólunk, hogy teszteljük a türelmét. Hasonlóan negatív fényt vet ránk, ha ilyen típusú leveleinkből azt a következtetést vonják le, hogy nem tudjuk, mire való az e-mail.

 Megoldás: A hatékony munkahelyi levél rövid, egy-két bekezdésből áll vagy pontokba szedett listát tartalmaz. A jó levélben kristálytisztán kifejti a feladó, hogy mit vár a címzettől, hogyan és milyen határidővel. Homályos utalásoknak vagy a sorok mögötti rejtett üzeneteknek nincs helye.

Címkék: postafiók, e-mail, kommunikáció, levelezés, írásbeli kapcsolattartás

Szemlézte: Fogas Krisztina