Így írjunk jó automatikus e-mailt!

2012. július 11. Forrás: F. K.

Hasznos: - + Nyomtat

Nem árt, ha tisztában vagyunk a szabadság ideje alatt kiküldött automatikus e-mailekre vonatkozó speciális szabályokkal.

Out-of office: modern kommunikációs játék

Az out-of -office üzeneteket kettős céllal alkalmazzuk: formálisan megtartjuk az elérhetőség és a kommunikációkészség látszatát, ugyanakkor tájékoztatjuk arról a levelező partnert, hogy nem vagyunk elérhetőek. Az out-of- office tehát ellentmondásos kommunikációs "játék" - foglalta össze Aczél Petra, a Budapesti Corvinus Egyetem Magatartástudományi és Kommunikációs Intézetének intézetigazgató egyetemi docense.

Az újmédia, online kommunikációban a megválaszolatlanul hagyás is válasz, és nincs jó üzenete - tette hozzá. Az e-mailek gyors, azonnali, vagy csak pár napos időt engednek a reakcióra, ez után aktualitásukat vesztik, és sértő is lehet a néma fogadtatás. Ezért az out-of-office-ra az udvariatlan némaság helyett van szükség - hívja fel a figyelmet Aczél Petra.

13 tipp az üzeneteik kezelésére a szabadság alatt!

A szakértő szerint az automatikus üzenet elkészítésénél nem árt az alábbi szempontokat figyelembe venni:

1. Csak egy hetes vagy annál hosszabb távollét esetén alkalmazzuk.

2. Ne "üzenetrögzítőként" használjuk, hanem legyünk informatívak. Kétféleképpen lehetünk azok: közöljük, hogy mettől meddig vagyunk távol, illetve azt is, hogy az ez alatt az idő alatt érkezett e-mailekre megérkezésünket követően válaszolni fogunk! Utóbbi a leggyakrabban hiányzik az out-of-office mailekből, így a minket megkereső azt hiheti, hogy az e-mailjét negligálják.

3. Amennyiben a munkakörünk olyan, fentiek mellet jelöljük meg, ki az, akit sürgős esetben aktív állapotban talál a megkereső.

4. Attól függően használjunk magyar és/vagy idegen nyelvű out-of-office-t, hogy a munkakörünk megkívánja-e. A felesleges idegen nyelvű levél modorosnak hat. A magyar verzió viszont semmiképpen ne hiányozzon. A saját anyanyelv használata még multikulturális környezetben is elismerésre méltó, nem szégyellendő.

5. Figyeljünk a szövegezésre, kerüljük a "gépüzenet" jelzést. Szerepeljen a levélben megszólítás és elköszönés, illetve aláírás is, ez értelmet ad annak, hogy egyáltalán visszajelezzünk.

13 tipp az üzeneteik kezelésére a szabadság alatt!

Bódi Zoltán nyelvész, a Kodolányi János Főiskola Kommunikáció és Médiatudományi Intézetének tanára szerint személyessé akkor tehetjük az ilyen automatikus üzeneteket, ha egy udvarias, kellőképpen távolságtartó, általános megszólítást és ugyanilyen elköszönést illesztünk a szövegbe. Kerüljük a személytelen, gépies, esetleg egyeztetési hibákat tartalmazó mondatokat és mindent a saját stílusunkban írjunk meg - javasolja a szakértő.

Vannak olyan cégek, amelyeknél a vállalati kommunikáció szigorúan meghatározott, arculathoz illő része a távollétünkben kiküldött automatikus üzenet, ekkor nem sok beleszólásunk van az üzenet tartalmába.

Bódi Zoltán szerint célszerű, ha a partner tájékoztatására beleírjuk a távollétünk okát, persze csak ha ez lehetséges. Ilyenkor nyáron senki nem lepődik meg, ha az automatikus válaszüzenetbe nemcsak azt írjuk le, hogy nem vagyunk elérhetőek, hanem azt is feltüntetjük, hogy éppen nyaralunk.

A beillesztett képekkel azonban nem árt, ha óvatosan bánunk. "Bármennyire is egyénivé tenné ezeket a válaszüzeneteket a beillesztett kép, mégsem javaslom, mert sosem tudhatjuk, hogy partnerünk milyen eszközről küldi a levelet, a kép viszonylag nagyobb mérete okozhat technikai problémákat is, és ekkor esetleg pont a fontos tájékoztatásról marad le partnerünk" - véli a szakértő. Az pedig kifejezetten kellemetlen érzéseket kelthet a nyári kánikulában dolgozó partnereinkben, ha válaszüzenetünkben egy minket felhőtlen nyaralás közben ábrázoló képet lát.

13 tipp az üzeneteik kezelésére a szabadság alatt!

Györffy Kinga retorikai szakértő szerint az out-of -office email megírása során érdemes az alábbi nyelvi megfogalmazások, formai lehetőségek közül válogatni:

- a megszólítás a "Tisztelt Hölgyem/Uram!"-tól (a legformálisabb) egészen a "Kedves Levélíró,"-ig terjedhet (ez függ a beosztástól, egyéni stílustól stb.)

- a felkiáltójel helyett használt vessző a megszólítás végén kötetlenebb forma, az élőbeszéd/társalgás folyamatosságát idézi. Fontos, hogy a vessző után következő mondatot mindig kisbetűvel kezdjük (tipikus hiba a nagybetűs kezdés!)

- felvezető mondat lehet: "Köszönöm levelét!", "Köszönöm a megkeresést." A befejező mondat lehet: "Köszönöm a türelmét.", "Köszönöm a megértést.", vagy csak egyszerűen: "Köszönöm!" (A rövid mondattal dinamikussá tesszük a stílust)

- az elköszönés: nemcsak az általános "Üdvözlettel"-t lehet használni, hanem például az "Üdvözlöm", "Üdvözli" formákat is (ez utóbbiak közvetlenebbül szólnak a címzetthez); az email műfaja általában is (de különösen az "out -of -office" e-mail) rövidítésre csábít, ne engedjünk a csábításnak: kerüljük a hevenyészett stílusú "Üdv."-öt

- az angol szövegben figyeljünk a dátum formátumára; a "09/08/2012" forma könnyen félreérthető (van, ahol ez augusztus 9-et, máshol szeptember 8-at jelent); a legegyszerűbb, ha betűvel kiírjuk a hónapot

- a nehézkes "szíveskedjen" helyett használjuk az egyszerűbb és könnyedebb "kérem"-et, a "tekintettel arra, hogy..." helyett a "mivel"-t, a "megkísérelem" helyett a "megpróbálom"-ot stb.

- a "nem vagyok elérhető/házon kívül vagyok" helyett: a kifejezőbb/hangsúlyosabb, ugyanakkor kevésbé formális "szabadságon vagyok"-ot használjuk

- ne érezzünk kényszert arra, hogy mindenáron "További kellemes nyarat" kívánjunk (ne felejtsük el, hogy ezt minden bizonnyal olyanoknak kívánjuk, akik még dolgoznak)
 

- Profession.hu

További cikkek a karrierépítésről
További cikkek a karrierépítésről

Kalkulátorok

www.facebook.com/Profession.hu

Keressen a cikkek között

A cikkekben való kereséshez írja be a kulcsszót, és nyomja meg az OK gombot.

Kapcsolódó témák

-

3 tipp, hogy jobb munkánk legyen

2014. július 25.
Az alacsonyabb munkakörben vagy a végzettségünktől eltérő területen való foglalkoztatottságból van kiút. Bővebben

-

Ennyi ponttal juthatunk be az egyetemre

2014. július 25.
Az ELTE és a Pázmány Péter Katolikus Egyetem egyes osztatlan képzésű tanárszakjain volt az idén a legmagasabb a ponthatár. Bővebben