Hogyan mondhatunk nemet egy határidős feladatra?

A feladatok mellé tűzött határidők minden csapat és projekt legalapvetőbb elemei közé tartoznak, amelyek időbeli keretet adnak egy nagyobb vállalás elkészültének, és egyben lehetővé teszik a csapat munkájának tervezését, az egymás után következő munkafázisok ütemezését.

A határidő sokak szemében mégis afféle mumust jelent: ez az megkötés, ami gátat szab a kreatív munkának, felborítja az adott hétre eltervezett teendő listánkat, vagy éppen szorongással tölt el túlzott rövidsége miatt.

Éppen ezért fontos, hogy ha kellemetlen érzés tör ránk egy-egy újonnan kiosztott, vagy éppen közelgő határidő kapcsán, gondoljuk végig, hogy mi áll a rossz érzések hátterében, és ha úgy érezzük, irreális elvárás elé lettünk támasztva, tegyük azt szóvá.

Amikor rajtunk múlt a dolog

Számos oka lehet annak, hogy egy határidőt miért érzünk teljesíthetetlennek, és ezek közül csak néhány olyan van, amelyért nekünk kell felelősséget vállalnunk. Ezek közé tartozik, ha egyszerűen elfelejtettünk egy feladatot, vagy ha akár szándékosan, akár tudat alatt halogattuk a teendő megkezdését.

Bár ezekben az esetekben nehéz mentséget találni a késésre, érdemes lehet végiggondolni azt, hogy mit tehetünk azért, hogy a jövőben elkerüljük a hasonló helyzeteket. A feledékenységen egy teendőlista vagy feladatkezelő alkalmazás, esetleg egyszerű jegyzetfüzet használata is segíteni fog, de ha azon kapjuk magunkat, hogy halogatjuk egy-egy feladat megkezdését, akkor érdemes lehet azon elgondolkodni, hogy mi okozza azt a gátat vagy félelmet bennünk a feladattal kapcsolatban, ami miatt kerüljük azt, és próbáljunk meg változtatni ezeken a körülményeken – még ha ez a munkakör vagy akár a munkahely megváltoztatásához is vezet.

Teljesíthetetlen határidők

Sok esetben azonban rajtunk kívül álló okok vezetnek oda, hogy teljesíthetetlennek tűnő határidőt kapunk: egy-egy nagyobb projekt esetén például sokszor nem a racionalitás vagy az átgondolt tervezés eredményeként születik meg egy adott teendő határideje, hanem az előre rögzített végső határidőből (pl. egy új termék piacra dobása, vagy egy jogszabályi előírás) vezetik le köztes lépésekre szánt időkeretet, figyelmen kívül hagyva, hogy valójában nincs elég idő a kivitelezésre. Ilyen esetekben fontos, hogy hallassuk a hangunkat, és keressünk közösen megoldást a kialakult helyzetre.

Egy másik gyakori helyzet az, amikor az új feladat kiadója nem ismeri, vagy szándékosan figyelmen kívül hagyja azokat a már meglévő feladatainkat és felelősségi köreinket, amelyekkel szintén foglalkoznunk kell a munkaidőnkben.

Hogyan támasszuk alá, hogy nem tudunk határidőre elkészülni?

Ha szeretnénk a kitűzött határidőn változtatni, akkor ajánlott valamilyen rövid, de konkrét adatokat is tartalmazó írásos érvelést előkészítenünk azért, hogy alá tudjuk támasztani a meglátásunkat. Írjunk egy rövid áttekintést arról, hogy milyen részfeladatokat hajtanánk végre ahhoz, hogy határidőre elkészüljünk a megbízással, és korábbi tapasztalataink alapján rendeljük hozzá ezekhez a feladatokhoz a szükséges időt munkaórákban vagy napokban. Egy ilyen rövid, tényszerű projekt terv kézzelfogható érv lehet a kezünkben akkor, amikor a kitűzött határidő realitását próbáljuk cáfolni, és egyben demonstrálja szaktudásunkat is.

A túlterheltség is problémát okozhat

Ha a gyors haladást a meglévő feladataink gátolják, ezekről is adhatunk egy rövid áttekintést a felettesnek, szemléltetve túlterheltségünket. Ez a módszer egyben azért is jó, mert lehetőséget adunk a megbízónak, vagy felettesünknek, hogy átrendezze a meglévő feladatok fontossági sorrendjét, eltolja más feladatok határidejét, vagy delegálja másnak a teendőink egy részét, így szabadítva fel a mi időnket.

Ez a hozzáállás abban is segítségünkre van, hogy időről időre felmérjük azt, hogy mekkora leterheltség mellett kell tevékenykednünk a munkahelyünkön. A világos, jól alátámasztott jelzéseinkre adott válasz arról is sokat elárul, hogy milyen felettessel kell együttműködnünk. Ezek a felismerések nagyban segítenek abban, hogy képesek legyünk szorongás nélkül elfogadni, ha önhibánkon kívül kerülünk nehéz helyzetbe, és így aztán könnyebben vonjuk le a szükséges következtetéseket is.

Nemet mondani tudni kell

A határidőkkel kapcsolatos kommunikáció rávilágít arra a tényre is, hogy meg kell tanulnunk nemet mondani egy munkahelyen (is), még ha sokaknak ez nehezére is esik. Számos kutatás mutatott már rá az emögött álló legfontosabb okra, amit Dr. Vanessa Bohns is elmondott a Wall Street Journal egy korábbi összefoglalójában: „Egyik alapvető szükségletünk a közösséghez való kapcsolódás és annak az érzése, hogy tartozunk valahova. Amikor nemet mondunk, úgy érezhetjük, hogy ezzel veszélyeztetjük ezt a kapcsolódást.”

Mary McKinney PhD coach, az Amerikai Pszichológiai Társaság által készített jelentésben arra is felhívta a figyelmet, hogy a nők még nagyobb valószínűséggel mondanak igent akkor is, amikor nemet akarnak: „Nemet mondani a nők számára sokszor nagyobb kihívás, hiszen a rájuk irányuló társadalmi elvárások hatására azt érezhetik, hogy rokonszenvesen, együttérzően kell viselkedniük. Egy férfi úgy is lehet szimpatikus, hogy eközben asszertíven képviseli az érdekeit, de a nők sokak szemében akkor szimpatikusak, ha együttműködőek a munkában.”

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala