Egyenes beszéd a munkahelyen: 8 jó tanács a kényes helyzetekre

Minden bizonnyal egyetértünk az egyenes beszéd előtérbe helyezése mellett a munka világában is, ám a mindennapos gyakorlat azt mutatja, hogy valamiért mégis meglehetősen akadozva működtetjük. Először is ott van a férfiak és nők közötti eltérő kommunikációs szemlélet és kódolási szint, vagy gondoljunk csak a konfliktuskerülő, önbizalomhiánnyal és szorongással küzdő egyéni jellemzőkre - és az ebből fakadó homályos megfogalmazásokra is. 

Arról már nem is beszélve, hogy azok a munkatársak, akik fennen hangoztatják, hogy "én őszinte ember vagyok, kerek perec megmondom, amit gondolok" talán a legkevésbé érzik át ennek a párbeszédnek a lényegét, és az esetek többségében csupán felpaprikázott utcai harcosként kapva kapnak egy-egy "jól-megmondhatom-végre-a-magamét" helyzet után.

Állásinterjún jártunk cikksorozatunk közben az is kirajzolódott, hogy a munkaadók egyértelmű elvárása az ideális jelölttel szemben a kommunikációs képességeket is érinti. Nézzünk egy gyors összegzést az eddig vizsgált munkakörökhöz párosítva!

- PR account: Ennél a munkakörnél a kiemelkedő kommunikációs készség a legfontosabb. Ez vonatkozik a szóbeli és írásbeli kifejezőkészségre, ami angol és magyar nyelven egyaránt nélkülözhetetlen. Előnyt jelent, ha a jelölt külföldön mélyítette nyelvtudását, így naprakész szókinccsel és eszköztárral bír. A kiváló prezentációs képesség és önmaga, illetve a cége jó hírnevének menedzselése is ide értendő.

- Sales asszisztens: Elengedhetetlen a pozitív kisugárzás, aminek legfőbb jellemzői: kedvesség, pozitív hozzáállás, barátságos kommunikáció. Sőt, a kellemes orgánum kifejezetten fontos, mivel a sales asszisztens általában telefonon keresztül tartja a kapcsolatot a partnereivel.

- Ügyfélszolgálati munkatárs: A kiemelkedő kommunikációs készség gyakorlatilag munkaeszköz. Ahogy az is, hogy az illető képes legyen megtalálni a hangot a különböző személyiségű és stílusú vevőkkel is.

- Cukrász, vendéglátós: Elvárás a nyitott, őszinte kommunikációra való képesség - és ezek alkalmazása is. A pincéreknél a kiváló kommunikációs képesség még hangsúlyosabb, ami vonatkozik a vendégekkel és a kollégákkal való párbeszédre is. Alapvető a tiszta, érthető beszéd, és az is, hogy közben nézzen az illető egyenesen a másik szemébe.

- Csoportvezető: Az állásinterjúztató vezetők szerint mindig van mit fejleszteni egy cég és a vezetők kommunikációján, ugyanakkor már magas szintű kommunikációs készséggel kell érkezni a pozícióba. Ezért is nagyon fontos, hogy a jelölt már eleve egy biztos alappal rendelkezzen, és ha szükség van rá, akkor azonnal álljon a helyzet magaslatán. Tudjon irányítani, hasson az emberekre, kezelje a krízishelyzetet, legyen vezéregyéniség a mondatain keresztül is. Ennek egy fontos tényezője az is, hogy stabil idegennyelv-tudással rendelkezzen, és legyen arra is felkészülve, hogy az interjú egésze vagy egy része is ezen zajlik majd.

Íme, csupán néhány kiemelt munkakör és a hozzá tartozó nagyon konkrét elvárás a munkaadók részéről. Azonban nem csak az álláskeresés fázisában érdemes törekedni a minél egyenesebb kommunikációs stílusra, hanem a napi munkamenet sikeressége illetve a szakmai megbecsülésünk és elismerésünk érdekében is.

8 tanács az őszinte kommunikáció alkalmazásához kifejezetten konfliktusgyanús helyzetekre:

1. Az egyenes beszédhez szorosan hozzátartoznak a tények és a konkrétumok. Ne kerteljünk, ne ködösítsünk, és ha valamivel nem vagyunk tisztában, akkor ezt se rejtsük véka alá. Kérjünk időt, amíg utánanézünk a konkrétumoknak, és soha ne csapjunk a hasunkra, és ne saccolgassunk. Már csak azért is, mert ha számonkérésre kerül sor, kizárólag ezek alapján lehet egyértelműen eldönteni: kinek van igaza.

2. Beszél a testünk is! Az egyenes beszéd egyik legjellemzőbb külső jegye az, hogy a másik fél szemébe nézünk, emellett egyenes a testtartásunk és határozott a hanglejtésünk, és az sem árt, ha előrehajolunk a széktámlának való hátradőlés helyett.

3. Maximális felelősségvállalás. Az is nagyon fontos, hogyha hibáztunk, elismerjük és vállaljuk érte a felelősséget. A főnök-beosztott viszonyában talán ez a legkényesebb pont, hiszen egy munkatárs sem szereti, ha a vezetője rajtakapja, amikor elront valamit. Ám a másik fél nézőpontjából: ha valaki megpróbálja kihúzni magát a felelősség alól, jóval nagyobb bajba keveri magát, mintha őszintén vállalná a helyzetet, és minél előbb tenne a megoldásért.

4. Maradjunk tárgyilagosak.Vagy másként: ne vegyük magunkra a személyeskedő megjegyzéseket. Nagyon nehéz ettől elvonatkoztatni, de az is lehet, hogy egyáltalán nem sértésnek szánta a másik fél. A visszavágás helyett sokkal fontosabb, hogy tudassuk a másikkal: nem értjük a reakcióját, de kíváncsiak vagyunk, mi van mögötte.

5. Mutassunk empátiát! Ha türelmetlen, feszült a másik, kérdezősködjünk a viselkedése felől. Engedjük, hogy megmagyarázza a tetteit. Ne sértődjünk meg, és megint csak ne vegyük magunkra az esetleges piszkálódást.

6. Tartsuk tiszteletben a másik véleményét. Kérjük ki a másik véleményét, és hallgassuk végig. Ne szakítsuk félbe akkor sem, ha nem tetszik, amit mond. Engedjük, hogy végigmondja mindazt, amit gondol. Csak akkor lesz egyenes a párbeszédünk, és akkor várhatjuk el az ő figyelmét is, ha ez kölcsönös. Az is lehet, hogy felfigyelünk olyan momentumokra, amellyel még többet hozhatunk ki az együttműködésből.

7. A kritikát árnyaltabban is közölhetjük.Ha egy súlyos hibát vagy elmarasztalást kell közölnünk az illetővel, ne rejtsük véka alá, ám nem mindegy, hogyan fogalmazzuk meg. Itt már árnyalatokat kell alkalmaznunk. Például ne csak annyit mondjunk, hogy "Ilyen többet nem fordulhat elő.", hanem kínáljunk rögtön egy alternatívát is: "Szeretném, ha változtatnál a dolgaidon. Úgy gondolom, akkor eredményesebb lehetne a közös munkánk is. Azt javaslom, hogy .... és kíváncsi vagyok, te mit gondolsz erről."

8. Nyitottan a kompromisszumra. Kényes tárgyalási szituációkban el kell döntenünk, hogy meddig vagyunk hajlandóak elmenni a kommunikációban is. Ha eldurvulna a helyzet, mindenképp kérjük meg a másikat, hogy üljünk le külön megbeszélni a lehetőségeket. Adjuk a tudtára, hogy célunk a probléma megoldása, és biztosak vagyunk benne, hogy ő is erre törekszik.

Végül ne feledjük: a munkakörnyezetünkben mi is irányítjuk a kommunikáció egészét, így felelősek vagyunk azért is, ha negatív irányba fordul az egész. Ezért az olyan kijelentések, mint az "Öntsünk tiszta vizet a pohárba!", vagy éppen "Felejtsük el a vitánkat, és kezdjünk tiszta lappal!" nem sokat segítenek, ha utána minden ugyanabban a mederben zajlik tovább. Ha azt szeretnénk, hogy a dolgok változzanak körülöttünk, saját magunknak is változni kell. Az a viselkedés és stílus a mérvadó ebben, amit nap, mint nap képviselünk - akár fáradtak, stresszesek, vagy akár kiegyensúlyozottak, illetve jókedvűek vagyunk.

Forrás: Ken Lawson: Stratégiák a sikerhez, Alexandra kiadó.

Készítette: Posta Renáta

Címkék: munkahely, kolléga, munkatárs, kommunikáció