Így osszuk be az időnket 2015-ben!

Minden évben megfogadjuk, hogy az idén új és izgalmas irányt szabunk éltünknek és karrierünknek, sokszor mégsem hoz mást az új esztendő, mint a tavalyi év folytatását. A kulcs: az időmenedzsment. Étienne Garbugli, a LinkedIn-en közölt cikkében arról ír, milyen módszerekkel eredhetünk az "eltűnt idő nyomába", vagyis hogyan hozhatjuk ki a legtöbbet munkanapjainkból, munkaidőnkből.

Ha eddig időgazdálkodási stratégia alatt a teendők listájának írogatását értettük, ideje magasabb szintre emelni a módszert.

Az alábbi tanácsok segítségével jóval hatékonyabban és gyorsabban dolgozhatunk, az eredmény pedig valószínűleg önmagáért beszél majd.

1. Egyszerre csak 3 vasat tartsunk a tűzben!

A munkavállalók alapvető problémája, hogy könnyen igent mondanak a felkérésekre és megkeresésekre, legyenek azok munkahelyi vagy magánéleti jellegűek. Elegendő alvás, rendszeres edzés, vállalati előmenetel, minőségi idő a családdal és a barátságok ápolása mind a listán szerepel.

Sajnos ahhoz, hogy valamiben sikereket érjünk el, az élet más területein áldozatokat kell hoznunk, többnyire nem érhetünk el eredményt anélkül, hogy az valaminek a rovására ne menne. Válasszunk ki a fontossági listán 3 dolgot és koncentráljunk azokra! "Ne indítsunk harcot több mint három frontvonalon, különben a vesztes csata garantált!" - figyelmeztet a szerző.

2. Tartsunk "köszönöm, nem" listát!

A pillanat hevében hozott döntések és ígéretek utólag igen negatív hatással lehetnek kreativitásunkra és munkahelyi hatékonyságunkra, ezért érdemes megérteni, mikor és milyen megfontolásból kötjük le magunkat feleslegesen. Írjunk naplót arról, milyen felkérésekre mondtunk nemet, vagy mi az, amibe semmiképpen sem fogunk belemenni (időigényes tárgyalások, ötletelő megbeszélések, hosszúra nyúlt kávészünetek, túlóra).

Ha előre elhatározzuk, mi az, amire nemet fogunk mondani, nehezebben fognak tudni eltéríteni minket az eredeti munkatervtől. A múltbéli visszautasított felkérések feljegyzéséből pedig azt tanulhatjuk meg, hogy milyen következménye van annak, ha "nem"-et mondunk a plusz felkérésekre (valószínűleg semmi).

3. Változtassuk meg a hatékonyságról alkotott elképzelésünket!

"Egységnyi idő alatt a lehető legtöbb dolgot elvégezni"- a szerző szerint ezzel a mondattal jellemzi az átlag munkavállaló a hatékonyság fogalmát. Nem szabad azonban összekeverni a mozgást az előrehaladással. Feladatok puszta elvégzése és kipipálása nem azonos a hatékonysággal. A hatékonyság a legfontosabb és legnagyobb hatású dolgok elvégzését kell, hogy jelentse, a tökéletességre való törekvés bénító hatása nélkül.

4. Vájunk bele, a minőség "csak" a következő lépés!

Kezdjünk neki a munkának, a minőséggel kapcsolatban ráérünk később aggódni. A szerző szerint sokan abba a hibába esnek, hogy már egy projekt kezdetekor a tökéletességre törekszenek, emiatt leblokkolnak, ami hatalmas féket jelent az előrehaladásban. A hibáktól való félelem és a tökéletességre való törekvés kéz a kézben jár a halogatással.

Mivel mindig a kezdeti lépéseknél van a legnagyobb szükségünk a motivációra, készítsünk egy átfogó vázlatot, legyen az bármilyen kezdetleges vagy primitív. Ez segítségünkre lesz abban, hogy elkezdjük a munkát, mert már lesz valami, amire reflektálni tudunk.

5. Válogassuk meg környezetünket!

Ha munkakörünk engedi, próbáljuk olyanokkal körülvenni magunkat, akik koncentráltan és fegyelmezetten dolgoznak. Kutatások igazolják, hogy hatékonyságunk egyenes arányban áll azokéval, akik körülvesznek minket. Kerüljük a halogató és szétszórt kollégákat, vagy azokat, akik hangosak vagy folyamatosan figyelmet igényelnek és elvonnak minket a feladatoktól.

6. Hagyjunk fel a lehetetlen kergetésével!

A tökéletességre törekvés és az időhiány együttesen garantált bukást eredményez. A szerző szerint legyünk reálisak abban, hogy mit lehet elérni egyetlen nap alatt és ne tervezzünk be napi 4-5 óra hossza koncentrált munkánál többet.

Bármilyen meglepő, a 8 órás munkanap többi részét felemésztik majd más, rutinfeladatok, illetve előre nem látható események. A nem reális elvárások saját magunkkal szemben és az ebből következő alacsony hatékonyság frusztrációhoz vezet, amely motivációcsökkenést és még több elvesztegetett időt eredményez.

Címkék: időgazdálkodás, munkaidő, munkanap, hatékonyság, elvárások, előléptetés

Szemlézte: Fogas Krisztina