Így hagyhatjuk a hátunk mögött a munkát

Az indulás előtt keményen meg kell dolgozni a felhőtlen vakációért, a munkahelyi elvarratlan szálakkal és gyenge kommunikációval ugyanis nagyobb lelki terhet rakunk magunkra, mintha el sem indultunk volna. Szakértők szerint a hatékony munka, a jó kommunikáció, a korlátok felállítása és a határok tisztázása a munkahelyen a legfontosabb ahhoz, hogy zavartalan legyen a pihenésünk.

Delegáljuk a feladatokat

Cservenyák Tamás vezetői tréner a Profession.hu-nak nyilatkozva elmondta: a jó vezetőknek semmiféle kontrollra nincs szükségük a vakációjuk alatt. Alkalmas emberekkel veszik körbe magukat, akik képesek elvégezni a dolgukat akkor is, amikor a vállalatvezető szabadságon van. A szükséges jogköröket delegálni kell egy megfelelő kollégának a távollét idejére - véli a szakember. Lehet egy kicsit előregondolkodni is, és megbeszélni a vezetői csapattal a szabadság idején várható eseményeket és az azokkal kapcsolatos álláspontot - tette hozzá.

Meredith Haberfeld, a Forbes magazin által megkérdezett vezetői tréner szerint minimum két héttel a nyaralás előtt el kell kezdeni felkészíteni a csapatunkat a távollétünk idejére. Készítsünk teljes körű listát arról, hogy milyen feladatokat kell kezelni vakációnk ideje alatt, vessük papírra azokat a témákat is, melyek nagy valószínűséggel felmerülhetnek.

A listán található minden területhez rendeljünk egy embert, aki felelős lesz az adott témáért vagy feladatért - javasolja a szakember. Ha bizonyos kollégák beszámolóval tartoznak nekünk, akkor jelöljünk ki egy helyettest, akinek távollétünk idején beszámolhatnak, illetve ezt a helyettest ruházzuk fel a minket érintő bejövő sürgős hívások kezelésével és kulcsfontosságú találkozókon való jegyzeteléssel.

Varrjuk el a szálakat

A Forbes magazin által idézett szakértők szerint fontos, hogy a csapatunk, illetve közvetlen kollégánkon kívül legfontosabb partnereink is tisztában legyenek vele, hogy mikor nem vagyunk elérhetőek. Hangsúlyozzuk, hogy helyettesítésünk megoldott és kössük össze őket a kijelölt munkatársakkal.

A procedúrát úgy könnyíthetjük meg, ha "out of office" e-mailt állítunk be, illetve automatikusan továbbíttatunk bizonyos beérkező leveleket az illetékes kollégáknak. Mielőtt elindulunk, rendezzük asztalunkat, töröljük felesleges leveleinket postafiókunkból és zárjuk le félig befejezett ügyeinket.

Szakadjunk el a munka világától

Nagy baj van, ha a vezetőnek a pihenés alatt is a céges folyamatokkal kell foglalkoznia - véli Cservenyák Tamás. Nem fog tudni kiszakadni, nem töltődik fel, és ha ezt a gyakorlatot ismétli, garantáltan kiégés lesz a vége - tette hozzá.

Haberfeld szerint sok vezető nem tudja, hogyan készüljön fel mentálisan a vakációra, és ennek következtében nem tud feltöltődni és kikapcsolódni a nyaralás közben. Vagy képtelenek elszakadni a munkától és rendszeresen figyelemmel kísérik a levelezést, illetve részt vesznek konferenciahívásokban, vagy azon aggódnak, hogy a helyettes megfelelően kezeli-e a felmerülő kihívásokat. Ha hívást kapunk a kollégáktól nyaralás közben és nem vesszük fel, az esetek többségében jót teszünk vele, mert a beosztottaink maguktól rá fognak jönni, hogy mi a teendő - véli a szakértő.

Limitáljuk a zavaró tényezőket

Természetesen lehet kötelezni a vezérigazgatót arra, hogy elérhető legyen a nyaralás ideje alatt is. Cservenyák Tamás szerint például egy katasztrófahelyzet esetén - ami igen ritkán fordul elő - elvárható egy első számú embertől, hogy akár a távolból hozzon meg döntéseket, sőt ad absurdum megszakítsa nyaralását és visszatérjen a munkába. De ehhez óriási csapásnak kell történnie, ami szerencsére egy-egy vezetői életút során legfeljebb néhány alkalommal fordulhat elő egy megfelelően irányított szervezetnél - véli Cservenyák Tamás.

Túl sok információ az elérhetőségünkkel kapcsolatban nem jó. Szabjunk határokat, ne tegyük magunkat túlságosan könnyen elérhetővé - javasolják a Forbes szakértői. Tegyük világossá, hogy hol kereshetnek minket sürgős ügyekben, ugyanakkor hangsúlyozzuk, hogy csak katasztrófahelyzetben zavarjanak munkahelyi ügyben. Ha mindenképpen be kell jelentkeznünk, akkor próbáljuk a kommunikációt egy jól behatárolt időperiódusra limitálni.

Fokozatosan rázódjunk vissza

A visszarázódáshoz minimum két nap szükséges, így saját érdekünkben ne tervezzünk találkozókat a visszatérésünket követő első pár napra. Kérjük meg kollégáinkat, hogy a szabadság utáni első reggelen még ne számoljanak velünk, ezt a napot töltsük a felhalmozódott levelek megválaszolásával és a visszailleszkedéssel.

Naptárunkban hagyjunk üresjáratokat minden nap elején és végén, így nem érezzük majd azt, hogy hirtelen ránk zúdul minden feladat. Engedjük, hogy kreatív gondolataink szárnyaljanak, és használjuk ki azt a mentális előnyt, amely abból fakad, hogy képesek vagyunk tisztán és teljesen új, magasabb nézőpontból látni a dolgokat.

Készítette: Fogas Krisztina

Címkék: szabadság, munkahely, munka, vezető, munkamánia, delegálás